Una necesidad que se presenta en toda empresa o institución es la de reunirse. Los objetivos del encuentro son variados: intercambio de ideas, planificación, capacitación, presentación de productos y normas de trabajo, etc.
Los ámbitos para el desarrollo de estas actividades pueden ser tan variados como sus objetivos. Desde la pequeña sala de reuniones, con una mesa y cuatro sillas, hasta la sala de conferencias o el auditorio. Un diseño para cada uno.

Podemos definir dos grandes grupos de espacios de reunión: espacios en los que todos los miembros tienen un status similar, y espacios donde uno o varios individuos ocupan el lugar predominante y el resto participa básicamente como espectador. Para sintetizar, salas de reunión y auditorios, respectivamente. Dos tipologías que comparten algunas características y muchas diferencias.

Las salas de reunión son espacios únicos, donde todos los participantes comparten una actividad que los pone momentáneamente en una misma jerarquía. Las áreas de apoyo son, por lo tanto, también únicas.

Los auditorios están organizados como dos espacios que coexisten dentro de un mismo ámbito: el espacio del orador, actor, presentador, etc. -el escenario- y el espacio de los espectadores -la platea-. El límite entre ambos está perfectamente definido, pese a que este límite puede no ser tangible: telones, proscenios, alturas de escenario, diferencias en la arquitectura, la decoración y el equipamiento, entre otros, sólo están allí para marcar este límite que debe desaparecer y permanecer en forma simultánea para que el fenómeno se produzca.
Estos dos espacios coexistentes tienen sus áreas de apoyo diferenciadas. El escenario cuenta con, por ejemplo, los camarines, las salas de reunión y las áreas técnicas; la platea, con el hall de ingreso, las boleterías o los puestos de acreditación, el bar, etc. Y por supuesto, ingresos, baños y demás servicios, que suelen duplicarse para mantener la separación entre áreas.

Las grandes salas de conferencias mantienen características de ambas tipologías, ya que si bien tienen un espacio jerarquizado (la presidencia) con algunas áreas de apoyo separadas, básicamente están diseñadas para la discusión en la que participan todos los concurrentes. Pueden tener, además, espacios para espectadores.

El diseño de estos ámbitos conlleva una especial complejidad, ya que la organización de funciones implica definir prioridades que dependen específicamente de los usos particulares de cada proyecto.
La primera decisión a tomar se refiere a si es necesario un espacio de estas características, y en caso de que la respuesta sea positiva, a qué tipo o tipos de espacio se precisan. La decisión está condicionada por la escala de la empresa o institución, pero también por las características de funcionamiento de la misma. Así, una asociación profesional aún pequeña, tendrá generalmente la necesidad de contar con un auditorio, mientras que una empresa de producción con metodologías establecidas y fijadas puede que sólo necesite pequeñas salas de reunión. El management deberá evaluar, entonces, las necesidades específicas para decidir la inclusión de este tipo de ámbitos. Si las necesidades son esporádicas, una posibilidad a contemplar es el alquiler de salas existentes. En la evaluación deben incluirse todos los parámetros que implica una u otra opción: costos iniciales, operativos y de mantenimiento en la primera opción; costos de alquiler y de traslados, costos asociados a la suspensión del trabajo habitual para acondicionar el lugar, etc., en la segunda opción.

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