Presionadas por el dramático aumento en los costos operacionales de los ambientes de trabajo, y dado que estos representan, después de los sueldos, el mayor costo operativo, muchas empresas decidieron estudiar nuevas alternativas de utilización del espacio. El downsizing, o reducción de tamaño, se ha vuelto la herramienta preferida de las grandes estructuras organizacionales.

Hace unos años, después de realizar estudios entre las 500 mayores empresas de los EE.UU., se constató que, por diversos motivos, un gran porcentaje de empleados no estaban ocupando sus puestos de trabajo en tiempo completo, sino en un lapso que representaba entre el 30% y el 50%. Consultores internos y externos part-time, vendedores, personal de marketing, eran los principales entre aquellos que no estaban ocupando en forma continua sus puestos de trabajo. Fue entonces cuando la empresa de consultores ERNST & YOUNG (Chicago, 1992), bajo el comando de Larry Ebert, director de Real Estate, acuñó el sistema llamado Hoteling: eliminando 500 puestos de trabajo de consultores que pasaban la mayor parte de su tiempo junto a los clientes, consiguió una economía de espacios del orden del 18%. Esto levantó varios cuestionamientos sobre qué, cómo, dónde y cuándo eran realizadas las actividades de la empresa.

La naturaleza de estas actividades, sumada al impresionante aumento de la utilización de nuevas tecnologías de información (IT), llevaron a los profesionales de las áreas de Real Estate y Facility Management, Space Planners, Arquitectos y Designers a desarrollar y crear nuevas formas de espacios para oficinas.

Otros estudios llevados a cabo por MATSUSHITA en Japón en 1988, abrieron por primera vez, bajo el nombre de Officing, el camino para la integración entre personas, tecnologías y facilities. Por otra parte, AOS -Alternative Officing Strategies- fue la base fundamental para propiciar los nuevos rumbos en el diseño de ambientes de trabajo, siendo IBM la empresa pionera en implantar este concepto en el inicio de la década de los 90. Surgen entonces los espacios denominados Hoteling, Free Address, Hot Desk, Nomades, etc. y también el Teletrabajo, como formas de disminuir los costos operacionales.

Los nuevos criterios de desempeño en los espacios de trabajo representan una posibilidad para aumentar la productividad, facilitar el incremento en las relaciones interpersonales y, consecuentemente, el conocimiento y la fluidez de la información, tan importantes en la era actual.
Aproximadamente el 25% de los empleados de una empresa está involucrado en proyectos que requieren trabajo en equipo y que es realizado en espacios específicos. En cuanto al 75% restante, desarrolla sus tareas en estaciones de trabajo fijas y, de ese 75%, un 30% no ocupa sus puestos en forma permanente (22,5% del total).

Entre todas las opciones disponibles, el Hoteling representa un concepto para organizar los espacios de trabajo que reduce sustancialmente los costos de ocupación, pues el foco está dirigido a la ineficiencia en la utilización de los puestos de trabajo fijos. Por su estructura de organización espacial que representa un espacio atemporal, despersonalizado, común a diversas actividades y con soporte tecnológico, no sustituye los espacios convencionales que representan privacidad, individualidad y sentido de pertenencia. El Hoteling es una alternativa para aquellos funcionarios que desempeñan actividades lejos de sus lugares de trabajo. Sirve para las personas en tránsito que llegan de otras localidades y que, mediante una reserva al igual que en un hotel, pueden disponer de todos los equipos necesarios para realizar sus actividades en tiempo parcial.

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