A medida que el Facility Manager de una Organización focaliza su trabajo en temas más estratégicos que operativos, el manejo adecuado de la información se convierte en una de sus principales funciones. Más aún, los crecientes niveles de tercerización obligan a los Departamentos de Facility Management a mantener en forma continua un registro detallado del patrimonio y los procesos asociados .

Conceptos generales de implementación
En todos los casos, el objetivo último de toda la información administrada es permitir la más acertada toma de decisiones para todos los procesos de Facility Management, entre los que se destacan el mantenimiento y la operación de los inmuebles, el pago de los costos indirectos y los servicios, la planificación y asignación de los espacios y la coordinación de las mudanzas.
Entre las diversas técnicas de toma de decisiones utilizadas actualmente, una de las más reconocidas es la de Benchmarking, que fue definida en sus orígenes (1979, Robert C. Camp y David T. Kearns) como el "proceso continuo de identificación y estudio de las mejores prácticas que generan un desempeño superior en sistemas de referencia, reconocidos como líderes".
En todos los casos la Estrategia de la Organización actúa como marco de referencia para la toma de cualquier decisión. El establecimiento de objetivos y su consolidación dentro de un Cuadro de Mando Integral a través de un conjunto balanceado de Indicadores, es el contexto más recomendable para iniciar un estudio de Benchmarking.
Distintas Tipologías
A fines de establecer un lenguaje común, se han definido diferentes tipos de Benchmarking:
· Interno: Comparar las prácticas de la Organización con operaciones similares dentro de sí misma.
· Competitivo: Evaluar el producto, proceso o método de la Organización contra la mejor competencia. Tiene como desventaja la dificultad para obtener los datos.
· Funcional: Comparar las prácticas de la Organización con funciones similares dentro de la misma Industria. Sencillo y de gran valor agregado.
· Genérico: Investigar prácticas no utilizadas comúnmente en el propio trabajo, pero que pueden ser adaptadas a la función de la Organización. Innovador y de alto impacto.
Con la intención de asegurarse que todo estudio de Benchmarking sea amplio, se han establecido las siguientes categorías de Indicadores:
· Indicadores Técnicos y de consumo, relacionados con los sistemas críticos (calefacción, aire acondicionado, potencia eléctrica, iluminación, ascensores)
· Indicadores Financieros, relacionando el valor de los activos de FM y el presupuesto de FM con los activos y presupuestos corporativos.
· Indicadores de Calidad, que abarcan: confiabilidad de los sistemas, proporción de mantenimiento correctivo, defectos post-obra, quejas y robos, entre otros.
El lugar del Benchmarking
La aplicación de un estudio de Benchmarking en una Organización debe ser realizada en colaboración con otras herramientas que pueden resultar más adecuadas para necesidades particulares, entre las que se incluyen: series de tiempo, modelos y simulación, diagramas causa-efecto y gráficos de Pareto.

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