8 estrategias para reorganizar oficinas

Carolina Pérez, Gerente General de Contract Workplaces Chile, da algunas recomendaciones para hacer de la oficina un lugar más amigable.

1- Asignar espacios por actividad, no jerarquía
El aprovechamiento de los espacios en la oficina debe orientarse a un criterio funcional más que a uno de jerarquía. A veces las compañías usan el criterio de cuanto más alto es el cargo, más grande es el despacho, sin embargo gran parte del tiempo este espacio se encuentra vacío debido a que el jefe se encuentra gran parte del tiempo fuera de la oficina.

2- Coordinar más que concentrar
Mientras las personas han asumido ampliamente su condición de trabajadores móviles, a las empresas aún les cuesta aceptarlo. La idea es que las compañías comprendan que la oficina es un lugar de coordinación más de concentración. En este aspecto, la conectividad es clave.

3-Crear espacios multifuncionales
El espacio de la oficina es caro y escaso. La posibilidad de que un ambiente pueda albergar distintos usos a lo largo del día es hoy un atributo muy apreciado. Muchas empresas utilizan sus canismo como salas de capacitación o espacios comunes como salas de reuniones con uso flexible.

4- Ofrecer tecnología mejorada.
Para aprovechar las ventajas de la flexibilidad, se deben utilizar tanto redes inalámbricas como zonas activas de Wi-Fi accesibles desde cualquier dispositivo móvil. De esta manera, los empleados pueden ir donde lo necesiten sin dejar de tener acceso continuo a las herramientas necesarias para realizar su trabajo.

5-Adoptar políticas paperless
En la mayoría de las oficinas, el espacio que se destina al almacenamiento de papel oscila entre un 15% y un 17% de la superficie disponible. El flujo del trabajo digital y la proliferación de nuevos dispositivos, ayudarán a disminuir el uso del papel en la oficina. Los metros cuadrados destinados a archivos pueden tener otra función.

6- Adoptar prácticas sustentables
La energía es el mayor componente del costo operativo de un edificio, con una incidencia de hasta 30% en los gastos de mantenimiento. Aplicar acciones básicas de reducción en el uso de la energía y del agua, mediante el uso de los dispositivos de iluminación y sanitarios adecuados, ayuda a reducir estos costos.

7- Movilidad ante todo
Hay que crear ámbitos de trabajo en donde los trabajadores puedan moverse. La imagen del empleado “atado” 9 horas a su escritorio no es funcional. Para paliar la falta de actividad física, hay diseños que permiten cambiar de posición, trabajar parado, e inclusive, hacer ejercicio mientras trabajamos.

8- Foco en el bienestar.
Las actividades de descanso influyen positivamente en el desempeño y el compromiso de los empleados. Los servicios más comunes en las empresas avanzadas, según la International Facility Management Association, son salas de descanso (93%), espacios multiusos (72%), gimnasios (54%), cafetería (52%), guarderías y salas de lactancia (50%).

LA SEGUNDA/Economía/Voz de experto/Chile