Las nuevas modalidades de trabajo basadas en el conocimiento requieren mayor colaboración y trabajo en equipo.
La alta movilidad de los empleados y el avance de las tecnologías de la comunicación hacen que la oficina se haya transformado en un lugar de encuentro e interacción personal que promueve la cooperación y la innovación.En este escenario, las tendencias apuntan a reducir la cantidad de puestos de trabajo dedicados, al tiempo que aumenta la demanda de espacio destinado al trabajo en equipo. Los nuevos espacios que promueven el intercambio y la colaboración -desde las grandes reuniones hasta la interacción casual de dos personas en un pasillo- se han convertido en una necesidad para todas aquellas empresas que quieran desarrollar todo su potencial de creatividad e innovación.
Espacios de colaboración e intercambio
La naturaleza del trabajo está cambiando en forma acelerada. Basado en el conocimiento y en el desarrollo de las nuevas herramientas de comunicación, el trabajo se ha vuelto cada vez más especializado, dependiente de las habilidades sociales y de la capacidad tecnológica. Los estilos de gestión se han vuelto menos jerárquicos y el trabajo se organiza en torno a grupos de colaboración, a menudo dispersos geográficamente, lo que ha dado lugar a cambios en el entorno físico de las organizaciones.
Los nuevos conceptos de oficina se concentran en la optimización de todo tipo de colaboración, desde las grandes reuniones formales hasta la interacción casual de dos personas en un pasillo, ya que es un hecho comprobado que el ambiente de trabajo tiene un poderoso efecto sobre la conducta de las personas y, por ende, sobre su rendimiento.
Lo cierto es que todos los puestos dentro de un entorno de trabajo están, en mayor o menor medida, implicados en tareas tanto independientes como de intercambio y colaboración. El trabajo independiente por lo general necesita un mayor aislamiento y concentración, mientras que las tareas colaborativas requieren menos límites y barreras, con la posibilidad de una mayor apertura visual y acústica. Sin embargo, la mayor parte de las personas no se encuentran encasilladas en una u otra forma de trabajo sino que pueden desarrollar varias tareas al mismo tiempo y hacerlo con eficacia.
Asimismo, la alta movilidad y la posibilidad que brinda la tecnología de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar, hacen que la oficina sea cada vez más un lugar para desarrollar y mantener relaciones entre las personas; de esta manera, la actividad social se convierte en la función más importante del espacio físico. La oficina pasa a ser un lugar de encuentro e interacción personal que promueve la cooperación y la innovación.
Por este motivo, los nuevos espacios de trabajo –que deben adaptarse a las nuevas modalidades que están siendo impulsadas por los cambios en la economía, la tecnología, la demografía- tienen menos puestos dedicados, posiciones para estadías cortas y largas, mayor cantidad de áreas para reuniones formales e informales, sectores para charlas casuales y para trabajo en equipo, sectores de descanso, de brainstorming, de juego, etc., por nombrar solo algunos.
Estos nuevos espacios son, además, multifuncionales: los despachos privados también pueden servir como salas de reuniones, la cafetería facilitará las reuniones informales, las circulaciones amplias ofrecen un lugar donde detenerse para intercambiar ideas sin que esto sea un estorbo para los que transitan, las salas de reuniones con mobiliario componible pueden transformarse en áreas de capacitación y viceversa, el comedor puede funcionar como lugar de reunión fuera de las horas del almuerzo o como salón de eventos después de hora, etc. Estos son solo unos pocos ejemplos del tipo de ambiente que exigen las nuevas modalidades de trabajo.
Desde esta moderna perspectiva, los nuevos espacios que promueven el intercambio y la colaboración se han convertido en una necesidad para todas aquellas empresas que quieran desarrollar todo su potencial de creatividad e innovación. Sin embargo, hay algunos aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de crear espacios de encuentro; no hacerlo puede convertir una iniciativa saludable en un rotundo fracaso.
El desafío de crear espacios adecuados
La arquitectura no es simplemente una herramienta que estructura el espacio donde actuamos y trabajamos sino que cumple un importante papel en cómo actuamos y cómo trabajamos dentro de ese espacio. La configuración espacial es capaz de modificar el comportamiento social.
Desde hace varias décadas, algunos estudios vienen proponiendo un cambio del centro de gravedad en el diseño de los espacios de trabajo desde los puestos individuales hacia focos o centros de actividad compartida que permitan interacciones espontáneas y/o accidentales.
La premisa de este enfoque es que un sólo lugar –el típico puesto de trabajo individual– ya no se adecua a los cambios que se han producido en el mundo del trabajo. La dinámica de las nuevas tareas precisa múltiples espacios de trabajo y centros de gravedad de tal manera que, a medida que las tareas cambien, los trabajadores se muevan hacia áreas de actividad especializadas, permitiendo así el trabajo colaborativo y/o dedicado.
Pero la creación de ambientes que estimulen la comunicación y la colaboración entre las personas no siempre es tarea fácil. La adopción de esquemas de open office, la reducción de las particiones, la eliminación de los espacios cerrados, la ubicación de mesas o sillones en lugares de paso, pueden obligar a un mayor contacto personal pero no tienen por qué conducir, necesariamente, a una mayor colaboración. Un efecto secundario y negativo de estas estrategias mal ejecutadas puede llevar a un aumento del ruido y la distracción, dando como resultado una disminución en la productividad.
Anne-Laure Fayard y John Weeks aseguran que existen decenas de estudios que demuestran que remover las barreras físicas y acercar a las personas entre sí, efectivamente fomenta las interacciones. Pero que también existe un cúmulo de evidencia casi equivalente que prueba que estas medidas (la adopción de espacios abiertos y la falta de privacidad) no fomentan los intercambios informales, y hasta podrían inhibirlos. Cuando los empleados interactúan en un ámbito de planta libre sabiendo que alguien puede escucharlos o interrumpirlos, sostienen conversaciones más cortas y más superficiales que en otras circunstancias.
Según una investigación que han llevado a cabo estos autores, un espacio puede o no fomentar la colaboración dependiendo de su capacidad para equilibrar tres dimensiones o ámbitos de uso que tienen aspectos tanto físicos como sociales: proximidad, privacidad y permiso.
1. A finales de los 70, Thomas Allen, profesor de psicología organizacional del MIT, descubrió que la interacción entre los trabajadores disminuía exponencialmente con la distancia entre sus oficinas; un efecto conocido popularmente como “curva de Allen”. El estudio reveló que hay una fuerte correlación negativa entre la distancia física y la frecuencia de la comunicación entre los puestos de trabajo. Y a pesar de que el mismo se llevó a cabo en una época en la que las comunicaciones móviles no habían aparecido, una reciente actualización demuestra que aún hoy esto sigue vigente.
Por lo tanto, para que el diseño facilite la comunicación y el encuentro entre los colaboradores, se debe promover el tránsito hacia los espacios comunes y ofrecer a la gente motivos para permanecer allí. Las áreas ubicadas centralmente y que contienen recursos compartidos tales como fotocopiadoras y máquinas de café, cumplen bien con este propósito.
2. Los requisitos físicos de la privacidad para que se produzcan interacciones fructíferas entre los colaboradores son los más evidentes. Las personas deben tener la tranquilidad de que pueden conversar sin ser interrumpidas o escuchadas por casualidad. También deben tener la posibilidad de evitar interactuar cuando así lo deseen. Según afirman Fayard y Weeks en su estudio, aunque pueda parecer contraintuitivo, las interacciones informales no se desarrollarán si las personas no pueden evitar interactuar cuando así lo desean. En este sentido, los rincones ofrecen la privacidad adecuada dentro de los espacios más públicos.
3. Desarrollar y poner a disposición de los empleados este tipo de espacio no parece ser suficiente para que se produzca la interacción. Tanto la dirigencia como la cultura de la empresa deben transmitir el mensaje de que las conversaciones casuales y las interacciones informales o espontáneas entre los colaboradores son aceptadas e, incluso, incentivadas. Es importante recordar que el permiso puede tomar muchas formas. Las reacciones de los directivos frente a la conducta de los empleados y la forma en que esta modela los roles deseados, pueden tener un mayor impacto que las simples expresiones de permiso.
Elementos que no hay que olvidar
Además de las premisas que se mencionaron anteriormente, el diseño de este tipo de espacio debe tener en cuenta las características de las herramientas que le darán soporte a una interacción eficaz.
- Equipamiento.
Los cambios en la manera de trabajar no solo se reflejan en el diseño del espacio sino también en el diseño del equipamiento, el cual debe poder adaptarse (reconfigurarse, trasladarse, componerse, etc.) para permitir que la tarea se desarrolle según las necesidades del momento. El equipamiento rodante, por ejemplo, permite a los empleados moverse de un lugar a otro y así poder trabajar más cerca de la persona con la que están colaborando.
Es importante permitir que el espacio sea reconfigurable porque a veces se trabaja en equipos numerosos, otras veces en equipos de dos y otras veces, solo. Además, los muebles deben ser cómodos, informales y con una cuidada paleta de colores para crear una atmósfera agradable y relajada, que estimule la interacción.
Centralizar el equipamiento de oficina que está relacionado directamente con el trabajo (escáneres, copiadoras, fotocopiadoras, etc.) también promueve la interacción casual entre los colaboradores.
- Tecnología y conectividad.
Las nuevas formas de trabajo colaborativo no serían productivas sin el desarrollo de las tecnologías de la comunicación. Las zonas de descanso o de encuentro y las áreas de reunión serían menos provechosas si no contaran con dispositivos portátiles y conectividad inalámbrica, como mínimo. Los equipos de videoconferencia permitirán conectar a los grupos de trabajo que se encuentren dispersos geográficamente.
- Pizarras y tableros.
Son imprescindibles en las áreas de trabajo colaborativo ya que su uso no implica un compromiso emocional tan fuerte como lo son las superficies donde las marcas son permanentes. Los tableros de gran tamaño pueden permitir que cuatro o cinco personas escriban o dibujen juntas y al mismo tiempo.
En conclusión
Los espacios de colaboración e intercambio más eficaces son aquellos que reúnen a la gente y eliminan las barreras físicas al mismo tiempo que brindan la privacidad suficiente como para que las personas no teman que alguien pueda escucharlas o interrumpirlas. Además, deben reforzar el permiso de la organización para juntarse, interactuar y conversar con total libertad.
El objetivo del diseño estará orientado a estimular la creatividad de los colaboradores, generando ámbitos que favorezcan los encuentros ocasionales, las reuniones informales, el trabajo en equipo. Los límites físicos de las oficinas pueden cambiar, pero la infraestructura para el trabajo colectivo y la colaboración, tanto física como virtual, seguirá siendo necesaria.
Por otra parte, no hay que perder de vista que cada organización y cada oficina tiene necesidades diferentes que no solo dependen de su actividad sino también de su cultura. Cada espacio de trabajo es único y su configuración debe ser lo suficientemente flexible como para apoyar las cambiantes demandas de los equipos de trabajo, aportándoles aquellos espacios que faciliten la interacción y el flujo de trabajo.
En síntesis, el lugar de trabajo por sí solo no puede transformar la cultura y las conductas laborales, pero es una poderosa herramienta para apoyar los cambios y puede servir como imagen de los valores de la empresa, tanto para los empleados como para los clientes.
