El trabajo y el lugar de trabajo han cambiado. Las organizaciones buscan mejorar la colaboración y la flexibilidad en sus oficinas al mismo tiempo que aumenta la densidad de ocupación y se asignan menos espacios privados. Pero las características propias de estos entornos no contribuyen a preservar ni la privacidad ni la concentración. La clave para hallar el equilibrio está en comprender de qué manera los distintos elementos pueden afectar el nivel de ruido y encontrar las soluciones más adecuadas para un determinado espacio de trabajo.
Las nuevas demandas de flexibilidad, movilidad y comunicación han cambiado los modelos de organización y comunicación de las empresas. Los nuevos espacios de trabajo son abiertos y carecen de barreras físicas para mejorar la comunicación entre los colaboradores y facilitar el acceso de la luz natural; son más flexibles y cuentan con muebles y espacios fácilmente reconfigurables; están orientados a la comunicación y la interacción social, por lo cual disponen de una amplia variedad de espacios destinados a tal fin: áreas para reuniones espontáneas, salas de reuniones y espacios de intercambio social. En algunos casos se incorporan espacios cerrados destinados a las tareas que requieren mayor privacidad y concentración.
Los estilos de trabajo actuales basados en la comunicación y el trabajo en equipo, se nutren de la interacción, que puede ir desde las conversaciones casuales hasta las reuniones espontáneas no planificadas.
Las formas de comunicación, relativamente limitadas y jerárquicas que habían caracterizado a las organizaciones del pasado, se han convertido en modelos de intercambio fluidos en los que los trabajadores necesitan hablar con una gran variedad de interlocutores. Al mismo tiempo, la comunicación informal es reconocida cada vez más como una forma de crear y reforzar la cultura de la organización, una manera de generar compromiso y de compartir los conocimientos y habilidades que van más allá de los requisitos formales sobre cómo hacer el trabajo.
Dentro de este nuevo contexto, el espacio se ha transformado en un recurso de la organización para conseguir los objetivos de negocio que influye fuertemente en las formas de interacción, en el flujo del trabajo y en la productividad.
Pero si bien los empleados valoran la posibilidad de comunicarse con mayor fluidez y las organizaciones lo alientan, lo cierto es que las características propias de estos entornos no contribuyen a preservar ni la privacidad ni la concentración.
La clave para hallar el equilibrio está en comprender de qué manera los distintos elementos de la oficina pueden afectar el nivel de ruido -y, por ende, el rendimiento de los trabajadores- y encontrar las soluciones más adecuadas para un determinado espacio de trabajo.
El confort acústico
En los últimos tiempos ha habido mejoras sustanciales en casi todos los factores de confort ambiental dentro de la oficina, excepto en los que se refieren al ruido y la privacidad de las conversaciones. Una buena acústica también es un factor indispensable para asegurar el rendimiento y el bienestar en el lugar de trabajo, y resulta fundamental para dar soporte a los nuevos estilos laborales.
Pero a pesar de que una buena acústica es un factor que contribuye a la calidad ambiental tanto como la iluminación, la climatización, la ergonomía y la calidad del aire interior, es un factor que, habitualmente, no forma parte del diseño integral del lugar de trabajo contemporáneo.
Para desempeñar sus tareas adecuadamente, los empleados necesitan un espacio de trabajo que tenga en cuenta factores acústicos opuestos: por un lado, la necesidad de contar con privacidad, y por el otro, la posibilidad de comunicarse con las personas que integran su grupo de trabajo sin molestar al resto.
El confort acústico se logra cuando el lugar de trabajo proporciona un apoyo acústico apropiado tanto para la interacción fluida como para la confidencialidad y el trabajo de concentración.
La clave para solucionar este problema es tratar de comprender quién va a usar el espacio, qué grado de privacidad se necesita en diferentes momentos o lugares, cuáles serán los objetivos de acondicionamiento a alcanzar y de qué manera los distintos elementos de la oficina pueden afectar la acústica.
Hay tres áreas que deben abordarse para crear un buen confort acústico: el comportamiento de las personas, el diseño del espacio de trabajo y el tratamiento acústico. Integrando estas tres áreas se puede lograr un lugar de trabajo confortable y compatible con todos los estilos y actividades.
Cómo modificar el comportamiento
Según algunos estudios que miden la satisfacción de los empleados con su lugar de trabajo,
el ruido aparece como una de las causas más importantes de las distracciones y las interrupciones, de la disminución en la eficiencia, del aumento del estrés y de la insatisfacción laboral. También indican que la mayoría de las quejas se refieren a las condiciones acústicas de las oficinas en lo que se refiere a la privacidad de la voz: oír una conversación no deseada (cara a cara o por teléfono) o tener la sensación de que se está siendo escuchado. Debido a que en un espacio de trabajo abierto es más fácil ver a los colegas, se generan más conversaciones espontáneas, lo cual aumenta las distracciones de los que hacen trabajo silencioso.
Dado que las oficinas actuales necesitan dar soporte a dos estilos de trabajo que se excluyen mutuamente (concentrado y de colaboración), la gente debe ajustar sus comportamientos para lograr el confort acústico. El espacio puede proporcionar la base física para lograr este confort pero, sin un ajuste en el comportamiento de las personas, no será posible alcanzarlo.
He aquí algunas simples normas de conducta que ayudarán a reducir el nivel de ruido y las distracciones en la oficina:
• Hablar en un tono de voz normal o bajo.
• Limitar las conversaciones dentro del espacio de trabajo abierto; tratar de mantener las reuniones a puertas cerradas o en espacios públicos lejos de los puestos de trabajo.
• Tener en cuenta que las conversaciones que se mantienen antes y después de ingresar a una sala de reuniones pueden ser escuchadas por los trabajadores que se encuentran cerca. En lo posible, hay ubicar las entradas de estas salas lejos de los puestos de trabajo para permitir que la comunicación que se produce antes y después no moleste a terceros no involucrados.
• No interrumpir si alguien parece estar concentrado. Es preferible volver más tarde o utilizar un medio alternativo como el e-mail o el chat.
• Mantener conversaciones telefónicas breves; caso contrario, conviene trasladarse a un espacio ad hoc (phone booth, sala de reunión, etc.).
• Utilizar un equipo portátil que se puede mover fácilmente a una sala cerrada si se sabe con anticipación que va a ser necesario tener acceso a una computadora durante una llamada programada.
• Nunca usar teléfonos con altavoz en la oficina abierta.
Apoyar los cambios
Para lograr cambios en el comportamiento de los trabajadores orientados a mejorar el nivel de ruido en la oficina se requiere algo más que la implantación de nuevas reglas. También se deben incluir estrategias que favorezcan la movilidad y la productividad. Las estrategias para lograr el confort acústico deberían incluir lo siguiente:
Tecnología. Proporcionar tecnologías móviles que permitan a los trabajadores moverse con facilidad a una nueva ubicación; proveer auriculares de teléfono para las personas que necesitan recibir llamadas en su escritorio; proveer auriculares de cancelación de ruido para aquellos que no quieren moverse a una nueva ubicación con el fin de concentrarse.
Espacio. Proporcionar áreas silenciosas (tales como una sala de lectura) donde los trabajadores pueden concentrarse sin distracciones; permitir la elección del puesto de trabajo (algunas personas son más sensibles que otras a las distracciones); ubicar las actividades generadoras de ruido en los espacios más alejado de de las áreas que necesitan concentración.
Políticas. Permitir a los empleados que desarrollan tareas que requieren una concentración intensa que trabajen desde casa o desde otro lugar alternativo.
Preservar la privacidad
Cuando hablamos de privacidad de las conversaciones nos referimos al grado de inteligibilidad que tiene el contenido de esa conversación para un oyente no deseado. Los niveles más comúnmente aceptados de privacidad son los siguientes:
Confidencial. Representa un Índice de Privacidad (IP) del 95% al 100%. Las conversaciones cercanas pueden ser parcialmente escuchadas, pero definitivamente no se entienden. Los compañeros de trabajo pueden oír los sonidos apagados pero el significado de las palabras no es inteligible; no hacen que se distraigan de su trabajo.
No intrusivo (normal). Representa un valor de IP de entre el 80% y el 95%. Las conversaciones cercanas pueden ser parcialmente oídas y algunas palabras o frases sueltas pueden ser inteligibles. Los compañeros de trabajo pueden escuchar alguna parte de la conversación, pero la intensidad no es causa de distracción y por lo general pueden continuar con su trabajo.
El nivel de privacidad no intrusivo es el objetivo de diseño más común para entornos de oficina con un esquema de Open Plan, sobre todo cuando se trata de estimular la productividad del “trabajador del conocimiento”. Sin embargo, no es un objetivo de diseño adecuado en otros ambientes donde los niveles de privacidad y confidencialidad son necesarios.
Marginal (pobre). Representa un valor de IP de entre un 60% y un 80%. La mayoría de las conversaciones cercanas pueden ser oídas y es probable que sean inteligibles. Los compañeros de trabajo pueden entender más palabras y frases, y la intensidad de la conversación puede representar una distracción para ellos.
Sin privacidad. Representa un número valor de IP de 60% o menos. Todas las conversaciones pueden ser claramente oídas y son perfectamente inteligibles. Los compañeros de trabajo pueden entender todas las palabras y las oraciones, y la sonoridad de la palabra puede ser una distracción constante.
En consecuencia, se debe proyectar para el grado de inteligibilidad de la palabra que se requiera según la actividad del espacio, desde las áreas destinadas a reuniones de equipo, las salas de reuniones cerradas y las salas multimedia hasta los espacios comunes. Un buen diseño también debe tener en consideración la configuración del espacio y la elección de los materiales de revestimiento de cielorrasos, tabiques, pisos y aberturas.
Estrategias de diseño
Un buen diseño del layout debe incorporan elementos y tecnologías orientadas a lograr el confort acústico que mejor se adapte al flujo de trabajo de la compañía. Para ello se deben identificar las necesidades de interacción, privacidad y concentración necesarias, y aplicar los conceptos de zonificación más adecuados.
El principio básico de una buena zonificación es muy simple: hay que mantener las áreas generadoras de ruido lejos de aquellas que necesitan un ambiente más tranquilo.
• Conviene separar a las personas que necesitan interactuar regularmente de aquellos que llevan a cabo un trabajo más individual.
• Conviene ubicar el acceso a las actividades potencialmente muy ruidosas -tales como la entrada a las salas de reuniones- lejos de las áreas donde se realiza trabajo de concentración.
• Los grandes espacios tales como las áreas de entrada y recepción, y la cafetería, son habitualmente espacios ruidosos que deben ser aislados acústicamente del área de trabajo. Dependiendo de la naturaleza del uso de estas áreas públicas, la aislación puede llevarse a cabo con la construcción de una simple pared o puede requerir configuraciones más complejas para lograr suficiente aislación acústica.
• En las grandes instalaciones resulta conveniente aislar los pasillos y las vías de circulación de las áreas de trabajo adyacentes ya que el tránsito constante de personas puede generar una cantidad significativa de ruido.
• La zonificación del espacio de trabajo de acuerdo con las características de las actividades que se desarrollan ofrece numerosas ventajas desde el punto de vista del confort acústico. Siempre es más fácil utilizar estrategias de mitigación (aislación acústica o separación espacial) dentro de un área específica.
El acondicionamiento acústico
El éxito de las estrategias de acondicionamiento acústico se basa en tres técnicas básicas que se pueden aplicar en una amplia variedad de formas: absorción, bloqueo de la propagación y enmascaramiento del sonido.
Absorción. Los espacios de trabajo abiertos requieren tratamiento acústico en la mayor parte de su superficie para absorber el ruido producido por personas y equipos.
El mobiliario, los paneles, los revestimientos y los cielorrasos, pueden servir para absorber el ruido dependiendo de su configuración y de las propiedades de los materiales que los conformen. Cuanto más absorbente sea el material se alcanzará un mayor confort acústico.
Sin embargo, hay dos superficies que resultan primordiales para la absorción: los cielorrasos acústicos de alta calidad (suelen ser el factor que más contribuye a la absorción acústica) y los pisos. Por ejemplo, las alfombras -la opción tradicional para los solados en los espacios de trabajo- presentan la ventaja de amortiguar el ruido de los pasos y ayudan a controlar la reflexión del sonido, mientras que el mármol o los pisos cerámicos tienen el efecto contrario.
En algunos casos, motivos de diseño pueden exigir la exposición de los componentes técnicos del cielorraso, lo que puede causar problemas de reverberación excesiva y de reflexión del sonido. Las “nubes acústicas” son una forma ideal para definir los espacios en las zonas abiertas y mejorar la acústica sin sacrificar la flexibilidad de diseño.
Las barreras se utilizan para evitar la propagación del sonido desde la fuente emisora. La estrategia más simple consiste en aislar la fuente de ruido dentro de un espacio cerrado, especialmente diseñado para contener el sonido (por ejemplo, las salas de reuniones). Pero también puede utilizarse un enfoque inverso: ubicar las actividades ruidosas en el espacio abierto y mantener las zonas tranquilas dentro de espacios cerrados.
También se pueden utilizar paredes y tabiques para aislar las zonas más ruidosas de las que requieren tranquilidad sin llegar a encerrarlas completamente.
Debido a que todas las particiones están expuestas a eventuales fugas debidas a defectos en la instalación eléctrica, la toma de juntas en placas de yeso, etc., se recomienda realizar una prueba de sonido para asegurarse de que el espacio acondicionado posee la estanqueidad especificada.
El concepto de enmascaramiento del sonido radica en la emisión de un ruido de fondo controlado, con un volumen y una frecuencia constantes, para ocultar los sonidos molestos. Cuando este método se utiliza correctamente, los sonidos no deseados tales como una conversación vecina, generalmente pasan desapercibidos.
La privacidad de las conversaciones depende de la diferencia entre el nivel de una conversación en comparación con el nivel del sonido de fondo. Para lograr un nivel adecuado de privacidad, el nivel de sonido de fondo debe ser mayor que el de la charla. Algunas actividades y espacios pueden requerir más enmascaramiento que otras.
En el pasado, el ruido de fondo producido por los equipos de climatización era en general suficiente para asegurar la privacidad en la comunicación oral. Sin embargo, con la llegada de equipos de climatización más silenciosos, en especial los de Volumen de Aire Variable (VAV) y los sistemas de distribución de aire bajo el piso técnico, esto ya no siempre ocurre.
Actualmente existen incontables maneras de proporcionar enmascaramiento de sonido, desde dispositivos ubicados en el cielorraso hasta aplicaciones para descargar en una PC, una notebook o un teléfono móvil. La personalización de las características acústicas de un espacio de trabajo específico es hoy posible gracias a las nuevas tecnologías.
Otros factores a tener en cuenta
La configuración del espacio. Es una poderosa herramienta que influye en el confort acústico de los espacios. Existe una tendencia generalizada a diseñar las oficinas de forma ortogonal sin tener en cuenta que las superficies paralelas transmiten mucho más fácilmente el sonido hacia el lado opuesto. La inclusión de elementos irregulares, curvos u oblicuos puede contribuir a la disminución del ruido.
La panelería y el mobiliario. La ubicación del mobiliario dentro del espacio tanto como los materiales que lo constituyen, podría ayudar a crear condiciones acústicas de confort en la oficina. La selección de los paneles del mobiliario también es una decisión muy importante en la creación de un espacio acústicamente confortable.
La utilización de paneles altos da al trabajador la ilusión de que está “solo” y, como resultado, tiende a subir el tono de voz. En cambio, cuando los que conversan pueden ver a otras personas dentro del mismo ámbito, normalmente controlan mejor el tono de su voz. Los patrones de trabajo interactivos se benefician con el uso de paneles bajos.
Sin embargo, en algunas ocasiones se hace necesaria la instalación de paneles más altos para dar mayor privacidad a los trabajadores que realizan tareas de concentración. En estos casos, es recomendable que la altura no supere 1,30 m ya que los paneles bajos aumentan el rendimiento acústico haciendo que los trabajadores sean conscientes de que hay otras personas en el espacio de trabajo.
La altura del techo es otro factor que afecta el comportamiento acústico de la planta. Los techos altos proporcionan un mejor rendimiento acústico que los techos bajos debido a las mayores distancias que debe recorrer el sonido.
Los accesorios en el cielorraso. El cielorraso habitualmente incorpora accesorios tales como artefactos de iluminación, rociadores, difusores de aire, sensores, actuadores, etc. Es importante recordar, entonces, que estos dispositivos pueden afectar negativamente el desempeño de un cielorraso acústico.
Las puertas. Es importante considerar las características de las puertas en las salas que deben aislarse acústicamente porque de ellas también dependerán las condiciones de confort.
Las puertas placa de abrir que poseen un núcleo sólido o aislado tienen un excelente potencial de aislamiento, teniendo presente que el perímetro debe protegerse de alguna manera para evitar fugas y ayudar a las paradas de impacto.
Las puertas de vidrio, ya sean de abrir, corredizas o pivotantes, no tienen un alto índice de aislación acústica y el perímetro no puede protegerse adecuadamente.
Conclusiones
En las nuevas oficinas de configuración abierta -que prácticamente no presentan barreras físicas a la propagación del sonido-, el murmullo de las conversaciones y el ruido de dispositivos tales como impresoras, fotocopiadoras, cafeteras, etc., puede propagarse sin interrupción a lo largo y a lo ancho de la planta. La creación de áreas de trabajo en equipo también aumenta los niveles de ruido como resultado de las conversaciones de intercambio que requiere este tipo de ambiente.
A medida que aumenta la densidad de ocupación de los espacios de trabajo y se asignan menos espacios privados, la productividad de la empresa puede verse comprometida si no son considerados los problemas acústicos que esto conlleva: pérdida de privacidad y aumento del nivel de ruido, situación que puede producir distracciones e interferencias.
Para los nuevos trabajadores del conocimiento resulta esencial encontrar momentos y lugares más privados y tranquilos, mientras que el trabajo en equipo se nutre de las interacciones planificadas o espontáneas sin molestar a los demás. Para las interacciones que necesitan mantener la confidencialidad, es indispensable contar con espacios que aseguren la privacidad de las conversaciones.
Las nuevas formas de trabajo demandan nuevas soluciones. Para alcanzar un buen nivel de confort acústico que permita reducir las distracciones y mantener la privacidad sin afectar los beneficios de la interacción hará falta una mejor planificación del espacio de trabajo, la aplicación al diseño de principios y técnicas acústicas básicas, y el uso de aquellas tecnologías que ayuden a transitar hacia modelos de espacios más colaborativos pero en sintonía con las necesidades actuales.
