arrow-left-lightarrow-leftarrow-right-lightarrow-rightarrow-thin-left arrow-thin-right browser-search cup heart indicator laptop layers layout-4boxes layout-sideleft mail-heart mail map-pin mixer mouse nav paintbucket pencil-ruler phone picture play video
Si te encuentras en búsqueda de lo último que está pasando en materia de workplace design, estás en el lugar indicado. Te invitamos a sumergirte en las nuevas tendencias que abarcan temas de diseño, tecnología, sustentabilidad, equipamiento, RRHH y management

WORKTECH, LA CONFERENCIA INTERNACIONAL LÍDER SOBRE EL FUTURO DEL TRABAJO, LLEGA POR PRIMERA VEZ A PERÚ Y A COLOMBIA

• Por primera vez en Lima y Bogotá, se llevará a cabo la conferencia internacional líder sobre el futuro del trabajo, la tecnología, los espacios de trabajo y la innovación.

• Worktech´17 Lima tendrá lugar el próximo 23 de noviembre en el Swissôtel. Worktech´17 Bogotá, el 29 de noviembre en el Club el Nogal.

 

 

Luego de más de 10 años de éxito en el mundo, llega por primera vez a Perú y Colombia la prestigiosa conferencia internacional que estudia la convergencia entre los mundos de la tecnología, el real estate, las nuevas tendencias laborales y los espacios de trabajo.

El evento reúne a importantes expertos internacionales que aportarán una mirada inspiradora, ofreciendo un contenido exclusivo que fusiona nuevas ideas, estrategias, casos de estudio, novedades y un apasionante espacio de debate sobre las tendencias que marcan el futuro.

La conferencia convoca a los profesionales senior de las áreas de Real Estate, Facility Management, tecnología, Change Management y RRHH, así como altos ejecutivos, arquitectos y otros profesionales especializados, en una oportunidad única para generar networking dentro de un entorno profesional ideal para promover contactos y nuevos negocios.

Worktech es el evento imperdible para aquellos profesionales que quieren comprender y estar a la vanguardia del futuro del trabajo. Las ediciones en Latam 2017 se llevarán a cabo los días 23 y 29 de noviembre, en Lima (Swissôtel) y Bogotá (Club el Nogal) respectivamente.

Pronto más novedades sobre el programa.
Para conocer las oportunidades de patrocinio, partnership, adquirir entradas o solicitar más información, escriba a worktech@contracworkplaces.com

Resultados del Índice Contract Regional para el segundo trimestre de 2017

Contract Workplaces, la empresa regional líder en diseño, conceptualización y construcción de espacios de trabajo, comunicó la comparativa del Índice Contract Regional, calculado en Argentina, Chile Uruguay y, por segunda vez, en Perú, correspondientes al segundo trimestre de 2017.

 

 

Tipo de oficina

Costo x m2      Junio 2017

Argentina

Costo x m2      Junio 2017

Uruguay

Costo x m2      Junio 2017

Chile

Costo x m2      Junio 2017

Perú

Estándar Básico USD 527,96 USD 573,99 USD 518,30 USD 571,81
Estándar Superior USD 771,74 USD 727,61 USD 803,04 USD 732,79
Alta Gama USD 1.269,91 USD 1.137,36 USD 1.408,49 USD 1.066,16

 

Comparativa Regional de costos de construcción de oficinas: Hacer click aquí para acceder al Índice Contract por país.

El Índice Contract mide la evolución del costo por metro cuadrado de la construcción y equipamiento de interiores de oficinas corporativas. Este indicador es calculado en base a tres categorías de oficinas, clasificadas según la calidad en sus terminaciones (mobiliario, alfombra, iluminación, cielorrasos, etc.) e instalaciones técnicas (cableado de voz y datos, aire acondicionado, control de accesos, seguridad, etc.) en Estándar BásicoEstándar Superior y Alta Gama.

A la hora de evaluar una ampliación, refuncionalización o mudanza de oficinas corporativas, el Índice Contract se ha trasformado en una herramienta de consulta fundamental para profesionales, brokers inmobiliarios y otros actores del rubro ya que permite estimar anticipadamente el monto de la inversión a asumir.

Algunos de los highlights que se desprenden del análisis regional  son:

  • Para diseñar y construir una oficina Estándar Básico, Chile presenta los valores más competitivos: se ubica un 2% por debajo de la Argentina, es un 10% más económica que en Uruguay y un 9% más económica que en Perú.
  • Para la categoría Estándar Superior, Uruguay presenta los costos más bajos: es 6% más económica que en Argentina, un 9% más económica que en Chile y presenta costos muy similares en Perú (sólo 1% más baja).

 

  • Para la categoría Alta Gama, Perú presenta los valores más económicos: es un 16% más baja que en Argentina, cuesta un 6% menos que en Uruguay y un 24% menos que en Chile.

 

  • La Argentina presenta una variación interanual del 7,3%, superior, promedio de las tres categorías. Sin embargo, al comparar el trimestre bajo análisis versus la última medición (marzo 2017) encontramos costos inferiores en un 3,6% promedio.

 

  • Uruguay exhibe una baja promedio del 3% con respecto al período anterior (enero, febrero, marzo 2017), mientras que Chile presenta una leve suba de 1,1% promedio.

 

  • En el caso de Uruguay y Chile, si realizamos una comparación interanual observamos que Uruguay muestra una baja promedio del 4,3% mientras que por su parte Chile presenta un alza del 2% promedio.

 

 

En busca de la creatividad y la innovación

Ya lo dijo Albert Einstein: no podemos pretender que algo cambie si hacemos siempre lo mismo. La compleja realidad en la que vivimos y los problemas a los que nos enfrentamos en el nuevo milenio están tornando imprescindible el aporte de nuevas ideas para encontrar soluciones innovadoras. Las empresas más exitosas saben esto y, desde hace tiempo, han orientado sus recursos para poner en práctica aquellas estrategias que permitan incrementar su capacidad de innovar. Hoy en día, el espacio de trabajo es el escenario natural de esta búsqueda y, como tal, puede transformarse en el motor de este proceso. ¿De qué manera? Dando apoyo a la colaboración y a la libre circulación de ideas, favoreciendo una cultura flexible e inclusiva, y ofreciendo las herramientas necesarias para que florezca la creatividad y la innovación.

Creatividad e innovación no son la misma cosa. Mientras que la creatividad puede ser entendida como la capacidad para generar nuevas ideas, conceptos o soluciones, la innovación es la facultad para convertir esas ideas en algo aplicable y con valor dentro de un determinado contexto.
La creatividad es cada vez más valorada como factor de cambio y de progreso y para poder hacer pleno uso de ella debe ser considerada como un modo de emplear la mente y manejar la información. Es por esto que las empresas están orientando sus esfuerzos hacia la utilización activa de enfoques y técnicas creativas que permitan acelerar y mejorar los procesos de innovación, un elemento diferencial para posicionarse a la vanguardia del mercado.

Espacio, creatividad e innovación

A medida que la innovación se hace cada vez más importante para el desarrollo de las organizaciones, crece la necesidad de contar con espacios adecuados para apoyar más eficazmente los procesos que impulsan la creatividad. El diseño del espacio de trabajo es una herramienta muy poderosa.

De acuerdo con las investigaciones realizadas en la Universidad de Rotterdam, las personas que trabajan en compañías tradicionales dentro de estructuras formales, con limitaciones de tiempo, regulaciones estrictas, tareas rutinarias y espacios de trabajo estandarizados tienen pocos estímulos para desarrollar aptitudes creativas.
Los estudios muestran que la capacidad para generar ideas nuevas está influenciada por el entorno de trabajo y que los espacios que cuentan con un diseño cognitiva y perceptivamente estimulantes pueden mejorar la creatividad.

También mencionan que la relación entre el ambiente social y la creatividad está mediada por la motivación. Cuando existe un buen clima organizacional, los empleados se sienten más motivados y más creativos. Y lo mismo ocurre con el estado de ánimo: un estado de ánimo positivo puede facilitar la generación de un gran número de ideas creativas.
Otros estudios muestran que ciertas características del espacio de trabajo pueden tener efectos positivos en el rendimiento de la tarea creativa: la presencia de plantas, una baja densidad de ocupación, suficiente luz y vistas al exterior, etc. Por el contrario, un ambiente ruidoso, hacinado, mal ventilado y con iluminación insuficiente inhibe la creatividad.
El layout, el balance de los distintos tipos de espacios –en particular, el dilema que se presenta en las oficinas abiertas entre la posibilidad de interacción y la privacidad– y la densidad de ocupación, representan la clave para estimular la creatividad y la innovación.

Pero un ambiente estimulante no solo significa colores vibrantes y un estilo descontracturado. También puede incluir espacios dedicados a actividades que no estén directamente relacionadas con el negocio tales como el arte, los juegos, la meditación, etc. Pero por sobre todo, significa construir una cultura que aliente la adquisición de nuevos conocimientos y nuevas formas de hacer las cosas, que estimule la curiosidad y la libertad con responsabilidad, y que proporcione flexibilidad y opciones para elegir dónde, cuándo y cómo trabajar.

La eliminación de las barreras físicas y la transparencia también ayudan a promover el pensamiento original ya que la comunicación y la interacción benefician enormemente a los procesos creativos, los cuales se nutren del intercambio entre personas con distintos intereses, culturas y formas de pensar.

Principios de diseño

Un estudio de Steelcase demuestra que el diseño del espacio de trabajo es un factor de peso a lo hora de mejorar la creatividad y la innovación, al mismo tiempo que aporta algunos principios a tener en cuenta en el planeamiento de dichos espacios :

Espacios flexibles: el espacio debe ser reconfigurable para favorecer la espontaneidad, la alternancia entre diferentes modos de trabajo, el flujo de la información, etc.

Espacios inspiradores: la luz natural, las vistas al exterior, la inclusión de elementos y materiales naturales, la elección de los colores de acuerdo con su capacidad para promover la excitación o la calma, un layout informal, la exhibición de obra de arte y otros objetos significativos, pueden ayudar a crear una atmósfera estimulante que inspire a las personas a ser más creativas.

Espacios colaborativos: la innovación requiere compartir y colaborar. Para ello será conveniente disponer las áreas de trabajo individual en torno a los espacios de trabajo grupal a fin de maximizar la visibilidad y las posibilidades de intercambio. También será imprescindible contar con espacios de brainstorming, áreas de reunión informal y encuentros casuales junto con profusión de pantallas o pizarras para compartir ideas e información.

El espacio como herramienta de trabajo: el espacio de trabajo se concibe como una herramienta que los colaboradores pueden utilizar para innovar. Debe dar apoyo a todos los estilos de trabajo (concentración, colaboración, aprendizaje y socialización) para que cada metro cuadrado de la oficina pueda convertirse en una incubadora de nuevas ideas.

El espacio como reflejo de la cultura y la identidad de la organización: el espacio de trabajo, como representación de los valores empresa, constituye una forma de inspirar creatividad en las personas.
El espacio como ámbito de socialización: la socialización es crucial para el surgimiento de la innovación. Las áreas abiertas y relajadas con asientos cómodos, mesas de café, etc. son aptas para las conversaciones informales y el intercambio de ideas. Resultará ideal ubicarlas a la vista, en las proximidades de las áreas de trabajo, para estimular su uso y facilitar los encuentros y las charlas casuales.

Conclusiones

Ya desde el inicio, la evolución del mundo parece haber sido impulsada por destellos de inspiración, ese misterioso proceso al que llamamos creatividad. Sin embargo, a pesar de que la creatividad aparece en el ideario colectivo como la creación del genio solitario, se trata más de un proceso colectivo basado en la transferencia de información.

Creatividad e innovación son procesos no lineales, impredecibles y muchas veces desordenados, que se ven ampliamente favorecidos por el intercambio de ideas y conocimiento. Para crear mayores posibilidades de que florezcan es necesario estimular la colaboración y la comunicación entre las personas, y el espacio de trabajo es un elemento clave para lograrlo.

Contar con los tipos adecuados de espacios puede ayudar a las personas a cooperar, a compartir conocimientos y a construir los lazos sociales imprescindibles para crear grandes soluciones para los grandes retos de hoy.

Un espacio con estilo – La nueva sede de VF Corp en Santiago

VF es una empresa internacional dedicada a la comercialización de marcas de indumentaria, accesorios y calzado fuertemente caracterizadas por un estilo de vida urbano y natural tales como Vans, Timberland, The North Face, Lee, Reef, Nautica y Wrangler entre otras. El proyecto de su nueva sede regional en Santiago de Chile –íntegramente confiado a Contract Workplaces– representa fielmente el ADN de la empresa. El resultado fue una oficina innovadora donde conviven en armonía el espacio de trabajo y el showroom, que refleja un estilo de vida joven y participativo, y que aprovecha la diferenciación de los distintos productos para crear experiencias únicas en cada una de las marcas.

Las nuevas oficinas comerciales de VF Corp en Santiago para la región de Centro y Sudamérica se desarrollaron en una única planta con una superficie aproximada de 1.200 m², en la que trabajan alrededor de 100 personas. El proyecto de Contract Workplaces para la nueva sede de esta empresa, cuyo objetivo es fortalecer el crecimiento de sus marcas en la región, propuso un espacio de trabajo innovador, que refleja el espíritu joven y colaborativo de la compañía al mismo tiempo que representa los diferentes conceptos de cada una de sus marcas.

La propuesta conceptual consistió en transformar “un estilo de vida” en “un estilo de trabajo” para lograr que los colaboradores se identifiquen con las nuevas oficinas y que estas, al mismo tiempo, se transformen en un aliado para consolidar la cultura de la organización. Para lograr estos objetivos la oficina se diseñó como un “paisaje total”, un entorno concebido como un soporte que les permita a los colaboradores desarrollar libremente sus diversas actividades.

Para la propuesta espacial se utilizó la estrategia de “pabellón”. Así, los ambientes cerrados se incluyeron como subespacios a través de la utilización de elementos escultóricos o “rocas”, las cuales ayudan a configurar estratégicamente el espacio diferenciando las áreas publicas de las privadas y las zonas individuales de las colectivas.

Es en estos volúmenes cerrados o “rocas”, donde se incorporaron aquellas áreas del programa que necesitaban mayor privacidad tales como los despachos privados de los Directores, las salas de reuniones y los showrooms. Es importante destacar que cada uno de estos espacios se pensó como un ámbito multiuso que permite llevar a cabo múltiples actividades. Por ejemplo, los despachos  privados de los Directores pueden ser usados como salas de reuniones para el equipo de trabajo en su ausencia. Lo mismo sucede con las salas de reuniones, las cuales, gracias a su mobiliario flexible, se pueden transformar en showrooms para cada una de las marcas.

Uno de los desafíos adicionales que presentó el proyecto fue la convivencia armónica del espacio de trabajo con los distintos showrooms dentro del mismo ámbito. Para abordar los aspectos relacionados con el branding se utilizaron distintas estrategias en escalas diferentes. Por un lado, dentro del paisaje general –y aprovechando los espacios intersticiales–, se incorporó el concepto de “plaza”: un espacio destinado a las diferentes marcas, cada cual dotado con las particularidades del estilo de vida que promueve. Y por otro lado, se aprovecharon las condiciones urbanas de comunicación del edificio incorporando una circulación paralela a la fachada oriental sobre la que se despliega un gran mural o “letrero urbano” que, desde este 6° piso, proyecta las marcas al espacio público.

Para resolver los puestos de trabajos individuales se optó por ubicarlos estratégicamente sobre el perímetro de la planta a fin de aprovechar las excelentes vistas junto con las mejores condiciones de iluminación natural. La elección del mobiliario recayó en puestos tipo bench para promover el trabajo colaborativo. También se utilizó la tipología en estrella que permite incorporar a los líderes dentro de los equipos de trabajo mejorando la sinergia y la comunicación entre ellos.

Para acceder a la ficha técnica y fotos del proyecto, haga click aquí

 

Espacios transparentes, efectos colaterales

La transparencia en los espacios de trabajo está siendo cada vez más aceptada. Salas de reuniones con frentes de vidrio, mesas de trabajo sin separaciones, gerentes que trabajan en el mismo espacio que los empleados, son algunos de los recursos que se implementan para ayudar a crear un clima de apertura, colaboración y confianza. Sin embargo, demasiada transparencia puede provocar malestar e inhibición entre los trabajadores, llegando a hacerlos sentir expuestos y vulnerables. La buena noticia es que es posible evitar estos desagradables efectos colaterales aplicando algunas estrategias que van desde la incorporación de nuevos tipos de espacios hasta sencillas reconfiguraciones para controlar no solo las condiciones del entorno sino también la interacción social.

Los nuevos estilos de trabajo y los avances tecnológicos han impulsado el desarrollo y la adopción de la oficina abierta y transparente. El concepto detrás de esta estrategia es que las interacciones espontáneas y el contacto permanente con los colegas favorece la comunicación y la colaboración, elementos indispensables para garantizar la creatividad y la productividad que hoy exigen los mercados.

Ya desde fines de los 70, Thomas Allen estableció que la probabilidad de que dos personas se comuniquen dentro del lugar de trabajo disminuye drásticamente con la distancia que las separa. Se trata de la conocida “Curva de Allen” según la cual, un empleado tiene diez veces más probabilidades de comunicarse con un colega que se sienta en el puesto de al lado que con alguien situado a más de 50 metros de distancia[1].

Los estudios de Thomas Allen determinaron que la oportunidad de establecer contacto visual con los colegas y compartir el espacio físico son factores importantes para el desarrollo de las relaciones personales. Estos contactos son el principal vehículo para la transmisión de las ideas y la información necesarias para facilitar el trabajo y la productividad[2].

Es por esto que la transparencia en los espacios de trabajo está siendo cada vez más aceptada. La ausencia de barreras físicas no solo facilita la comunicación entre los trabajadores sino que también mejora la accesibilidad, los encuentros casuales, la colaboración y el rendimiento. Salas de reuniones con frentes de vidrio, mesas de trabajo sin separaciones y gerentes que trabajan en el mismo espacio que los empleados son algunos de los recursos que se implementan para ayudar a crear un clima de mayor apertura y confianza.

Sin embargo, esta panacea tiene efectos colaterales. Ethan Bernstein[3] –profesor de la Harvard Business School– asegura que, a pesar de que el uso de las transparencias en la oficina promueven la colaboración y la comunicación, demasiada transparencia puede provocar malestar e inhibiciones contraproducentes. En los espacios de trabajo completamente abiertos, los empleados pueden sentirse expuestos y vulnerables.

Bernstein también observa que existe un vasto cuerpo de evidencia que demuestra que, en presencia de otros, las personas obtienen mejores resultados en tareas de repetición pero se desempeñan peor en aquellas que demandan creatividad y aprendizaje. La exposición creada por la transparencia evocaría una mayor conciencia de sí mismo provocando inhibiciones indeseadas.  Esta sería la base del deseo humano de privacidad.

Transparencia y privacidad

La privacidad es una necesidad del ser humano que forma parte de nuestro comportamiento.

Irwin Altman, destacado psicólogo ambiental, define la privacidad como un proceso de control de la frontera interpersonal que rige y regula la interacción con los demás de manera similar a la cambiante permeabilidad de una membrana celular. A veces nos abrimos y somos receptivos al contacto externo y otras veces nos cerramos. Para Altman, la privacidad es un proceso dinámico que consiste en encontrar un punto de equilibrio entre demasiado contacto social y demasiado poco, de acuerdo con el contexto y el deseo personal[4], superando así la idea de que la privacidad es equivalente a la exclusión o el aislamiento.

Pero lo cierto es que casi todas las culturas humanas tienen un concepto de privacidad ya que la privacidad es, en todo caso, necesaria para la intimidad. Incluso los animales presentan este rasgo; prácticamente todos ellos tienen períodos de mayor o menor necesidad de reclusión[5].

Para manejar los límites entre lo que es público y se puede mostrar sin sentirnos incómodos, y lo que debe permanecer en la esfera de lo privado, las personas nos valemos de distintas estrategias. La distancia, la reserva, el anonimato y el cuidado de la información personal pueden ser algunas de ellas, pero también se puede apelar al engaño y el disimulo. Los especialistas afirman que estas conductas –que a priori tendrían un sesgo negativo– se adoptarían por la necesidad imperiosa de privacidad que tenemos los seres humanos. Conseguir un respiro psicológico de la mirada ajena y protegernos de la influencia social y el control que esto supone son motivaciones tan profundas y viscerales que surgen espontáneamente. Los disparadores pueden ser la invasión de nuestro espacio personal o la  escucha de una conversación privada por parte de un intruso[6].

Esto se verifica de manera patente en entornos extremos tales como las cárceles, donde la visibilidad permanente, el control y la falta de privacidad son las constantes de la vida diaria. El siguiente fragmento del ensayo “Vida y muerte en la cárcel” del mexicano Víctor Payá Porrés, elucida los efectos de la falta de privacidad como padecimiento y castigo:

Hay que reconocer que por muy moderna y funcional que sea una cárcel, es un espacio que impone la convivencia forzosa entre personas; el carácter obligatorio se observa en la falta de privacidad y en el constante entrelazamiento de los reclusos. El encuentro reiterado con los mismos compañeros hace del espacio un lugar de roce constante e imposible de evitar, de forma que el enfrentamiento deja de ser algo azaroso para explicarse por la invasión del espacio vital. Si se quebrantan fácilmente valores como la vergüenza y el pudor es precisamente porque se diluye la privacidad bajo la interferencia del grupo y la institución. El encuentro y el enfrentamiento reducen la distancia que cada cuerpo requiere para su movilidad; el encierro, por decirlo de algún modo, hace patente la corporeidad del ser, la necesidad que tiene todo cuerpo de ocupar un espacio propio para protegerse y permitirse la tranquilidad del descanso en la intimidad.”[7]

Queda claro entonces que, si bien un ambiente completamente transparente como lo son muchas oficinas de hoy puede mejorar nuestra conciencia de los demás, también es cierto que las personas se pueden sentir expuestas e indefensas al no tener la posibilidad de encontrar privacidad. Ethan Bernstein afirma que el aumento de la conciencia de ser observado desencadena un mayor deseo de privacidad y, con ello, un comportamiento de ocultamiento para contrarrestar la sensación de sobreexposición. Además, cuando la transparencia es percibida como una forma de monitoreo y control puede socavar la solidaridad y crear un clima de desconfianza.

Transparencia y comportamiento

Los objetos completamente transparentes no son habituales en la naturaleza por lo que los seres humanos no estamos preparados para lidiar adecuadamente con ellos. Existen estudios que han demostrado que, aunque sepamos que estamos convenientemente protegidos detrás de una barrera transparente, esto no es suficiente para suprimir los reflejos de excitación y defensa si vemos una imagen amenazante a través de ella. Los seres humanos debemos aprender activamente a tratar con estructuras transparentes como barreras físicas[8].

Es sabido que las barreras físicas que limitan el espacio, ya sean permanentes (paredes, columnas, tabiques) o móviles (equipamiento), juegan un papel fundamental en la regulación de las interacciones entre las personas. La dinámica social dentro de una empresa está fuertemente condicionada por dos factores que impone el layout: la estructura del espacio físico y la ubicación de la gente dentro de él. Según hemos visto, la relación entre la distancia entre las personas y sus posibilidades de interacción están gobernadas por la “curva de Allen”.

Pero dado que la separación física a través de una división transparente cancela o atenúa las referencias acústicas pero no interfiere con la transmisión de la información visual, este canal permanece intacto pudiendo conducir a una desagradable sensación de exposición o de trabajar en una “pecera”.

Por otra parte, hay que hacer notar que la permeabilidad visual puede reducir la sensación de confinamiento y, al permitir el acceso de la luz natural a todo el ambiente, ayuda a preservar los ritmos circadianos, los estados fisiológicos, los niveles endocrinos y la frecuencia cardíaca de las personas. Además, al mejorar las condiciones de iluminación se puede incluso afectar el comportamiento social: los interiores mejor iluminados parecen facilitar la inhibición de las conductas antisociales y la disposición a colaborar.

Equilibrio y flexibilidad

Está claro que los espacios abiertos y transparentes facilitan el intercambio de conocimientos y habilidades, estimulan la innovación, favorecen la integración y mejoran la productividad. Pero si no se tiene en cuenta la necesidad de los trabajadores de tener privacidad y limitar la exposición, estos resultados pueden verse seriamente comprometidos.

Los espacios de trabajo deben contemplar estas necesidades profundas de las personas. Como animales sociales nos inclinamos naturalmente a compartir y colaborar pero, al mismo tiempo, precisamos ámbitos para la intimidad y la autonomía. A partir del layout y el equipamiento se pueden ofrecer las condiciones óptimas para satisfacer esta demanda: una gama de espacios capaz de brindar opciones equilibradas tanto para la necesidad de interacción con los demás como para evitar la exposición indeseada.

Una alternativa eficaz puede ser implementar phone booths o pequeñas salas cerradas que proporcionen la soledad necesaria que a veces necesitan quienes trabajan en open plan. Estas salas tienen dimensiones reducidas como para acomodar a una persona o a un grupo pequeño. Pueden incluir una mesa y una silla, o simplemente una mesa de pie con suficiente espacio para una computadora portátil y un teléfono.  Las bibliotecas y las salas de reuniones convencionales suman a la propuesta.

La ubicación del mobiliario dentro del espacio de trabajo también puede ayudar a crear condiciones de mayor privacidad dentro de un esquema de oficina abierta. El empleo de paneles altos (pueden ser fijos o móviles) otorga una mayor sensación de intimidad y cierto grado de aislamiento que puede favorecer el desarrollo de algunas tareas que requieran mayor concentración.

De igual modo, la flexibilidad de uso y la utilización de equipamiento móvil aportan soluciones eficaces para reconfigurar el espacio de acuerdo con las necesidades que impongan las tareas, al mismo tiempo que brindan mayor control sobre el grado de disponibilidad hacia los demás.

Un detalle a tener en cuenta cuando se haga uso de divisores transparentes: para aquellos casos en los que se busque reforzar la privacidad y limitar la excesiva exposición sin impedir el paso de la luz natural, se puede optar por los esmerilados o los materiales traslúcidos.

Conclusiones

Algunas oficinas abiertas y transparentes que intentan promover las mejores condiciones para el actual trabajo colaborativo orientado a la innovación han fracasado, sobre todo, debido a la falta de control sobre el espacio personal.

La mayor parte de las personas tenemos dos impulsos contradictorios: como animales sociales necesitamos compartir y colaborar pero, al mismo tiempo, añoramos un espacio para  la intimidad y la autonomía. Para ello es necesario adoptar un diseño equilibrado del espacio de trabajo, que por un lado aliente las interacciones sociales y, por el otro, permita que las personas que lo necesiten se refugien en espacios privados cuando se sientan sobreexpuestas o simplemente quieran estar solas.

A medida que se consoliden las nuevas formas laborales los espacios de trabajo deberán ser cada vez más flexibles y equilibrados, con opciones para elegir no solo cómo, cuándo y dónde trabajar sino también para decidir cuánta exposición queremos tener.

 

 

Referencias:

ACQUISTI, A. et al. (2015): “Privacy and Human Behavior In the Age of Information”.

ALLEN, T. (1977): “Managing the Flow of Technology”.

ALLEN, T. & GERSTBERGER, G. (1973): “A Field Experiment to Improve Communications in a Product Engineering Department: The Non-Territorial Office”.

ALTMAN, I. (1975): “Environment and Social Behavior”.

BERNSTEIN, E.S. (2016): “Making Transparency Transparent: The Evolution of Observation in Management Theory”. Academy of Management Annals 11, no. 1.

BERNSTEIN, E.S. (2012): “The Transparency Paradox: A Role for Privacy in Organizational Learning and Operational Control“. Administrative Science Quarterly 57, no. 2.

MARQUARDT G. et al. (2015): “There or not there? A multidisciplinary review and research agenda on the impact of transparent barriers on human perception, action, and social behavior”. Frontiers in Psychology 6:1381.

PAYÁ PORRES, V.A. (2007): “Vida y muerte en la cárcel”.

[1]      ALLEN, T. (1977): “Managing the Flow of Technology”.

[2]      ALLEN, T. & GERSTBERGER, G. (1973): “A Field Experiment to Improve Communications in a Product Engineering Department: The Non-Territorial Office”.

[3]      BERNSTEIN, E.S. (2012): “The Transparency Paradox: A Role for Privacy in Organizational Learning and Operational Control“. Administrative Science Quarterly 57, no. 2.

[4]      ALTMAN, I. (1975): “Environment and Social Behavior”.

[5]      BERNSTEIN, E.S. (2016): “Making Transparency Transparent: The Evolution of Observation in Management Theory”. Academy of Management Annals 11, no. 1.

[6]      ACQUISTI, A. et al. (2015): “Privacy and Human Behavior In the Age of Information”.

[7]      PAYÁ PORRES, V.A. (2007): “Vida y muerte en la cárcel”.

[8]      MARQUARDT G. et al. (2015): “There or not there? A multidisciplinary review and research agenda on the impact of transparent barriers on human perception, action, and social behavior”. Frontiers in Psychology 6:1381.

La odisea del espacio

El espacio en el que trabajamos no es neutro; ejerce una influencia significativa sobre la forma en la que nos sentimos y realizamos nuestras actividades. Tan importante es este impacto que, desde el inicio de los viajes espaciales tripulados, la NASA ha realizado numerosas investigaciones tendientes a determinar cuáles son los aspectos clave que se deben considerar para definir el diseño óptimo del hábitat interior de las naves espaciales.

 

La altísima exigencia que deben afrontar estos espacios hacen de estos estudios un excelente modelo del cual extraer valiosas lecciones para aplicar en el desarrollo de mejores y más eficientes espacios de trabajo.

En arquitectura, cuando hablamos de diseño del espacio interior, es imprescindible considerar el concepto de “habitabilidad”, es decir: las condiciones que debe presentar un espacio para poder ser habitado por el hombre.

Para que un espacio sea habitable, su diseño debe dar respuesta a las necesidades psicológicas, sociales, fisiológicas y físicas de las personas, teniendo en cuenta tanto su idiosincrasia como las diferencias culturales, de edad, de sexo, etc.

Los requerimientos que definen la habitabilidad son:

  • Que el espacio asegure las condiciones para el mantenimiento de la vida y el confort físico.
  • Que brinde un soporte adecuado para llevar a cabo las actividades que se deben desarrollar.

Resulta interesante destacar que estos son, precisamente, los principios que utilizó la NASA a la hora de determinar los aspectos clave en el diseño del hábitat interior de las naves espaciales. Y es que, pensándolo bien, una nave espacial no es otra cosa que un ambiente de trabajo con características muy particulares diseñado para un entorno muy exigente. Tanto, que de su correcto diseño y  funcionamiento dependen no solo el bienestar y la productividad de los astronautas sino, inclusive, su propia supervivencia. Y,  aunque en las oficinas no está en juego la vida de las personas, del buen desempeño y la productividad de los empleados sí depende la supervivencia de las empresas.

Los estudios de la NASA

Desde fines de la década del 60, con el inicio de los viajes espaciales tripulados, la NASA se abocó a desarrollar un diseño de hábitat interior de las naves que cumpliera con las condiciones de habitabilidad antes mencionadas.

El problema fue abordado desde una perspectiva multidisciplinaria que incluyó arquitectos, urbanistas, médicos, filósofos, artistas, psicólogos, ingenieros, científicos sociales y políticos. Estos equipos llegaron a la conclusión de que el espacio que habitamos no es neutro sino que juega un papel relevante en la forma de sentirnos y realizar nuestras actividades. Pero el usuario tampoco es un actor pasivo dentro del espacio: su experiencia se transforma en comportamientos que, a su vez, tienen efecto sobre el propio ambiente.

Sin duda, ser astronauta es una de las profesiones más exigentes que existen y su “oficina” es la nave espacial, la expresión más extrema de un hábitat cuyas condiciones son críticas para que las personas puedan cumplir con su tarea. Por eso, debe ser diseñado y analizado cuidadosamente hasta en el más mínimo de sus detalles.

El área habitable, tanto de las estaciones espaciales como de las naves tripuladas, presenta una situación de altísima exigencia debido a las condiciones extremas que debe soportar: el ambiente exterior es hostil, el espacio interior es reducido, hay problemas de convivencia y el gran desafío es mantener una tripulación optimista y sana que contribuya con el cumplimiento de los objetivos para lograr el éxito de la misión (los paralelismos y similitudes con una oficina son mera coincidencia).

¿Hay algo que podamos aprender sobre la investigación espacial para aplicar en el desarrollo de mejores y más eficientes espacios de trabajo?  La respuesta es: sí, hay mucho que aprender.

Tektite II, el desafío de la privacidad

En 1970, la NASA patrocinó el primer trabajo de campo sobre habitabilidad dentro del programa Tektite II, un hábitat submarino fondeado frente a la isla de San Juan en las Islas Vírgenes utilizado por 48 hombres y mujeres con importantes tareas profesionales que llevar a cabo.

Se trataba de dos cilindros de metal de 4 metros de diámetro por 6 de altura unidos por un túnel flexible y hermético, todo asentado sobre una base rectangular. La estructura contaba con varias ventanas en forma de cúpula que proporcionaban una magnífica vista del entorno submarino y era provisto de aire, agua, energía y comunicaciones a través de un “cordón umbilical” que lo unía a distancia con una estación de control.

Uno de los resultados que arrojó la experiencia fue que la privacidad (entendida como el control de la disponibilidad hacia los demás) es uno de los factores con más impacto sobre la habitabilidad. Dentro del hábitat no había un solo espacio donde se pudiera estar sin ser visto u oído. Antes de saber esto, el diseño del módulo interior de las naves espaciales solo debía responder a la premisa de otorgar funcionalidad, eficiencia, confiabilidad y seguridad.

Esta experiencia nos permite sacar algunas conclusiones acerca de las similitudes con el espacio de trabajo: es imprescindible contar con áreas que nos permitan regular el espacio personal, la posibilidad de colaboración y la accesibilidad hacia los demás.

En los nuevos entornos de planta abierta esto puede transformarse en una fuente de problemas si no se tiene en cuenta que se necesitan diferentes espacios para diferentes tareas y que es preciso brindar control a las personas sobre el grado de disponibilidad hacia los demás.

A partir del layout y del equipamiento se pueden generar distintas zonas que permitan realizar distinto tipo de trabajo. Para ello es esencial un buen balance entre los espacios públicos y privados, siempre teniendo en cuenta que se deben proporcionar áreas protegidas de las miradas para poder mantener conversaciones más privadas.

Las estaciones espaciales

En el inicio de la carrera espacial, tanto los rusos como los estadounidenses tuvieron que abordar los problemas de la habitabilidad de larga duración cada uno a su manera.

En la pequeña Salyut 6[1], los cosmonautas pasaban largas horas en las ventanas mirando la Tierra; esta práctica funcionaba mejor como forma de relajación que ver videos de espectáculos artísticos. A partir de 1978 se les comenzó a proporcionar un reproductor con películas que representaban paisajes naturales de la Unión Soviética y resultó que los cosmonautas las encontraban especialmente atractivas.

Por su parte, el equipo de la ISS[2] realizó una serie de experimentos dentro de diferentes entornos en los que se demostró el valor psicológico y fisiológico de tener vistas hacia el exterior (hacia una realidad familiar) aun cuando las ventanas no fueran reales. Las imágenes de paisajes con agua tuvieron la valoración más alta junto con aquellas que mostraban representaciones de la Tierra.

Esta necesidad innata de conexión con la naturaleza, esencial para especies como la nuestra cuya supervivencia depende de su relación con el ambiente, fue definida por el  biólogo evolucionista Edward O. Wilson como “biofilia”.

De hecho, uno de los problemas más difíciles que tuvo que afrontar el equipo de diseño de la ISS fue evaluar el balance costo-beneficio entre las vulnerabilidades relacionadas con la presión y los costos de instalar una ventana, frente al notable efecto benéfico que tenía para la tripulación. Por suerte para los astronautas, la dimensión psicológica tuvo más peso en la decisión. La cúpula de la ISS cuenta con siete ventanas que proporcionan una visión panorámica que permite observar y dirigir operaciones en el exterior al mismo tiempo que sirve como observatorio.

Pero, además, como otra forma de combatir el tedio y el agotamiento, también se intentó maximizar la riqueza perceptiva y ambiental en el interior de la ISS. Para ello se utilizó una iluminación multicolor que influye en la percepción del tono y la saturación de los colores al mismo tiempo que se incluyeron intrincados patrones de diseño en las paredes a fin de intensificar la sensación de diversidad.

¿Cómo hacemos más naturales a los espacios artificiales?

Más allá de dónde nos encontremos, ya sea en la Tierra o en el espacio exterior, los seres humanos necesitamos recomponer tanto como sea posible el contacto con la naturaleza. Estamos biológicamente preparados para vivir dentro de un entorno natural y respondemos a una cantidad de estímulos tales como la variación cíclica de la luz natural, el cambio de las estaciones, la presencia de otras especies vivas dentro de nuestro entorno, etc.

Dentro del espacio de trabajo, un paso importante hacia la recomposición de esta relación es  la creación de un ámbito que se acerque lo más posible a las características del entorno para el que estamos mejor preparados: puestos de trabajo bien ventilados, abundante luz natural, vistas al exterior cuando sea factible, y la posibilidad de hacer ejercicio físico y actividades que estimulen el cerebro y el estado de ánimo para reducir el estrés.

Es sabido que los seres humanos somos muy sensibles a los cambios de la iluminación natural. Además de contribuir con la visión, la luz solar desempeña una importante función biológica que ejerce una gran influencia: es el marcador de nuestro reloj interno y un estímulo que afecta la salud, tanto desde el punto de vista fisiológico como psicológico. Si a esto le agregamos la posibilidad de tener vistas exteriores hacia el horizonte, los beneficios se incrementarán.

La elección de los colores debe favorecer las tonalidades características del suelo, las rocas y las plantas de la sabana. El uso de colores vivos debe hacerse con prudencia, a modo de acentos, y enfatizando los tonos que se encuentran en los elementos naturales tales como las flores y ciertas plantas y animales.

Numerosos estudios –incluidos los de la NASA– también han demostrado que contar con plantas naturales contribuye con el bienestar psicológico y la disminución del estrés al mismo tiempo que ayuda a depurar el aire de toxinas y algunos compuestos químicos perjudiciales.

Tampoco hay que descuidar las formas con las que se materializa el ambiente de trabajo. En base a investigaciones sobre las reacciones innatas de las personas al medio ambiente se infiere que preferimos las formas orgánicas con curvas y contornos suaves porque instintivamente sentimos peligro ante los objetos agudos y afilados. De ello se desprende que las formas angulares benefician el estado de alerta mientras que las suaves y redondeadas satisfarían nuestra necesidad emocional de seguridad y protección.

La Estación Antártica Concordia

A medida que avanzaba la tecnología y la posibilidad de realizar viajes espaciales de larga duración se hacía más real, la NASA comenzó a llevar a cabo numerosas investigaciones en estaciones y bases en el Ártico y la Antártida a fin de comprender cuáles son los requisitos que debe cumplir el hábitat humano en condiciones tan exigentes.

La Estación Concordia es una de ellas: está ubicada en la Antártida a casi 4.000 m sobre el nivel del mar, aloja a 16 ocupantes y es totalmente inaccesible durante la época invernal, de febrero a noviembre.

Los grandes desafíos que se consideraron en su diseño fueron la privacidad y el ruido. La separación de los espacios en función de la contaminación acústica es un aspecto vital del proyecto. La estación está compuesta por tres edificios clasificados según este criterio en “zonas de silencio” y “zonas ruidosas”.

El edificio silencioso aloja los dormitorios, la sala de comunicaciones, los laboratorios y el hospital. El edificio ruidoso contiene el taller, la cocina y el restaurante. El tercer edificio es un área de servicios técnicos. Su organización espacial “escalonada”, de lo más público a lo más privado, crea una percepción de separación que no se basa tanto en la distancia física real como en la sensación de distancia. Además,  ofrece la posibilidad de aislarse voluntariamente y “escapar” del contacto constante con el resto de la tripulación, evitando tensiones y conflictos, mejorando la interacción y la socialización.

Numerosos estudios han demostrado que el ruido es uno de los mayores factores de disconfort en los entornos actuales. Si no se implementa adecuadamente, la configuración en open plan puede atentar contra la privacidad. La clave para hallar el equilibrio está en comprender de qué manera los distintos elementos pueden afectar el nivel de ruido y encontrar las soluciones más adecuadas .

Para afrontar este reto, el diseño del espacio debe poder satisfacer principios acústicos opuestos: por un lado, otorgar privacidad y, por el otro, brindar posibilidades de interacción y comunicación para el trabajo en equipo sin molestar al resto del plantel. El confort acústico se logra cuando el lugar de trabajo proporciona condiciones apropiadas tanto para la interacción fluida como para la confidencialidad y el trabajo de concentración.

Lo que Hollywood nos hizo creer

La ciencia ficción ha dejado una huella en la forma en la que concebimos los viajes espaciales, no solo en la imaginación colectiva sino también en la arquitectura. Una de las piezas emblemáticas es, sin dudas, la película de Stanley Kubrik “2001, Odisea del espacio”. Aquí, los espacios interiores ascéticos y geométricos junto con el uso excesivo de la simetría crean un ambiente sin identidad donde los ocupantes son consumidos por la función.

Sin embargo, las investigaciones dejaron bien claro que un hábitat para largas permanencias en el espacio debe proporcionar la posibilidad de personalización, teniendo muy en cuenta la necesidad humana de apropiarse del territorio que se ocupa.

En el terreno que nos ocupa, el espacio de trabajo no solo es el lugar donde se lleva a cabo la labor diaria; también posee una importante carga simbólica que influye sobre la propia identidad de los trabajadores favoreciendo su sentido de pertenencia y el compromiso con la compañía. Para que un espacio de trabajo sea exitoso las personas necesitan interactuar con él, hacerlo propio.

Por otra parte, el uso del color blanco –que suele utilizarse en el cine para transmitir la idea de un entorno tecnológico y puro– puede resultar muy poco natural, generando una suerte de privación sensorial que puede producir inquietud, irritabilidad, dificultades en la concentración y trastornos de la percepción. El color se debe usar de forma estratégica para activar los procesos mentales y reforzar la sensación de confort. Se sabe que los colores intensos y vibrantes tienen un efecto estimulante y su uso resulta más apropiado en áreas públicas y de colaboración. Los colores desaturados, por el contrario, ayudan a crear un clima de calma en los espacios destinados al trabajo tranquilo y de concentración.

Volviendo a casa

Pero ya es hora de volver a la Tierra. De nuevo a casa y, muy pronto, de nuevo a la oficina. Esta experiencia nos reveló que el ser humano, con toda su complejidad, es el factor clave en el desarrollo de estos hábitats. También demostró que, cuanto más larga sea la misión, mayor será la necesidad de privacidad, recreación, socialización y relax del equipo de trabajo; y que cuanto mayor sea el tamaño de la dotación, mayor será la necesidad de tomar previsiones para controlar el espacio personal y la multiplicidad de las interacciones humanas.

Pero, si algo nos enseñó este viaje,  es que no somos tan distintos de los astronautas y que nuestras necesidades son exactamente las mismas en todas partes. Aquí o a millones de años luz de la Tierra, somos seres humanos con una misión que cumplir en un tiempo fijo –y casi siempre escaso–, trabajando bajo presión, desafiando obstáculos, interactuando con otros y, muchas veces, habitando un espacio que puede ser hostil.

Para dar lo mejor de nosotros mismos, ya se trate de la oficina o del espacio exterior, es necesario que el entorno nos comprenda, nos contenga, nos facilite la tarea y nos reconforte por estar tan lejos de casa tanto tiempo.

Tener en cuenta la dimensión psicológica, emocional y fisiológica  de las personas no solo es deseable; es una exigencia ineludible en el diseño de los espacios de trabajo de hoy.

Si somos capaces de incluir la dimensión humana en el diseño de nuestras oficinas obtendremos mucho más que un espacio atractivo para la tapa de las revistas de tendencias. Crearemos la nave nodriza que llevará nuestra organización mucho más lejos de lo que jamás hemos imaginado.

 

[1]      Estación espacial soviética que estuvo operativa desde 1977 hasta 1982.

[2]      La Estación Espacial Internacional (en inglés, International Space Station o ISS) es un centro de investigación en órbita terrestre cuya administración, gestión y desarrollo está a cargo de la cooperación internacional. Se encuentra en construcción desde 1998 hasta la fecha.

Con espíritu innovador: Nuevas oficinas de Bayer en Santiago

Bayer, la tradicional compañía alemana dedicada a la salud y la agricultura, estrenó sus nuevas oficinas en los pisos 20° y 21° del edificio Costanera Center, el rascacielos más alto de Latinoamérica ubicado en el corazón del distrito financiero de Santiago. La necesidad de adaptarse a las nuevas formas de trabajo determinó la decisión de trasladarse desde un espacio cerrado y territorial con límites y fronteras, hacia una oficina de planta abierta, sin distinción de jerarquías, donde priman los conceptos de movilidad, flexibilidad y ergonomía.

El proyecto, íntegramente realizado por Contract Workplaces, encarna con éxito estos requerimientos al mismo tiempo que refleja el espíritu innovador de la empresa sin descuidar la identidad geográfica y cultural.

Bayer es una empresa con una larga trayectoria en todo el mundo –presente desde hace más de 100 años en el mercado chileno–, que evoluciona permanentemente para adaptarse a los tiempos que corren. Por este motivo, sus nuevas oficinas debían encarnar la imagen de una compañía innovadora y líder del mercado, preocupada por la calidad de vida de las personas.

La nueva sede se desarrolló en dos plantas de la Torre Costanera en coincidencia con las últimas tendencias que favorecen la movilidad, la flexibilidad y la colaboración, a fin de lograr un espacio de trabajo que ayude a potenciar la innovación y a desarrollar mejor las actividades de la compañía.

El proyecto establece una clara diferenciación entre el espacio público y el espacio privado, cuenta con áreas abiertas que fomentan la horizontalidad y el trabajo colaborativo así como con ambientes cerrados que priorizan la privacidad y el enfoque en el trabajo diario con la idea de disminuir la burocracia y dotar de mayor eficiencia y fluidez al trabajo.

En el piso 21° se ubicó el área pública más relacionada con el visitante externo y los lugares de encuentro formales mientras que el piso 22° dio lugar a un espacio social más relajado y orientado al público interno. Ambos niveles se encuentran articulados por una gran escalera de carácter escultórico que tiene gran protagonismo en el proyecto.

Los puestos de trabajo y los espacios comunes se organizaron en open plan sobre el perímetro de la planta lo cual permitió un acceso democrático a las vistas al exterior, la luz natural y los espacios de soporte. Las salas de reuniones y los espacios cerrados se dispusieron hacia el interior, apoyados sobre el núcleo de circulación del edificio. Enfatizando el carácter abierto y no jerárquico del espacio se utilizó el mismo modelo y calidad de silla para todos los colaboradores, sin distinción.

A fin de responder a las distintas necesidades de trabajo de la empresa se establecieron distintas tipologías de espacio, creando un gradiente de concentración hacia el centro de la planta, de mayor a menor. En las zonas con las mejores vistas se ubicaron los espacios más contemplativos y de mayor concentración mientras que en el centro se dispusieron las áreas más colaborativas y de trabajo en equipo.

El resultado es un proyecto que cuenta con la misma cantidad de puestos de trabajo individuales que de colaboración, y que ofrece una amplia gama de opciones para desarrollar distintos tipos de tarea: áreas con distinto grado de concentración, espacios para reuniones tanto espontáneas como programadas, espacios de break tales como la cafetería, etc.

Otra de las premisas con las que se trabajó fue estimular la relación de las personas con la naturaleza para crear experiencias emocionalmente positivas. Para eso se buscó favorecer las vistas al exterior, aprovechar al máximo la luz solar y utilizar aquellos materiales y colores presentes con mayor frecuencia en la naturaleza: predominio de las tonalidades verdes, azules y marrones, alfombras con textura y patrones aleatorios, formas curvas y orgánicas en el mobiliario. Al mismo tiempo, tanto el diseño hexagonal de los cajones del cielorraso como la gráfica responden a la idea de reflejar la identidad de la empresa con un lenguaje molecular significativo para su actividad.

Para potenciar la conectividad entre los equipos de trabajo dispersos en todo el mundo, el proyecto incorporó tecnologías de vanguardia tales como redes de comunicaciones y salas de conferencia de primer nivel, sistemas de control lumínico y reserva de salas de reuniones.

Una experiencia social

Aunque la tecnología hoy hace posible que muchas tareas se puedan llevar a cabo fuera de la oficina, algunas empresas apuestan por el trabajo presencial mientras que otras han rediseñado sus sedes brindando espacios destinados a los encuentros y el intercambio social con la esperanza de que los trabajadores elijan ir a la oficina. Sin duda, los encuentros cara a cara son muy productivos pero, ¿cuál es el factor clave que hace que mejoren las relaciones cuando estamos presentes? Las investigaciones muestran que el contacto visual es la base de la conexión humana tanto desde el punto de vista biológico como cultural; nos ayuda a interpretar las intenciones de los otros y, así, a mejorar la toma de decisiones y a aumentar la comprensión y la empatía. El espacio de trabajo puede transformarse en una experiencia social para promover la interacción entre las personas en el mundo real.

La posibilidad de trabajar desde casa o desde cualquier locación alternativa eligiendo cómo y cuándo hacerlo es uno de los beneficios más apreciados por los empleados corporativos de hoy. Además de mejorar el rendimiento y la tasa de retención, la adopción del teletrabajo aparece como un emergente natural para hacer frente a diversos tipos de problemas actuales: la búsqueda de un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, de un menor impacto medioambiental, el aumento de la flexibilidad y la necesidad de dar una respuesta rápida a las oportunidades que se presentan en la nueva economía global, entre muchos otros requerimientos.

A pesar de que la tendencia parecía definitivamente instalada en las prácticas corporativas habituales, a mediados de 2013, Marissa Mayer –por ese entonces flamante CEO de Yahoo!–, instó a todos sus colaboradores a dejar el trabajo a distancia para volver a la oficina. La decisión, basada en la necesidad de una mayor colaboración e interacción cara a cara de un plantel que solía trabajar en distintas locaciones, levantó polvareda. Las opiniones se dividieron entre los defensores de la flexibilidad y el teletrabajo como el Santo Grial de la productividad por un lado, y aquellos que reconocen en las relaciones presenciales el germen de la innovación por el otro.

Lo cierto es que, pasada la conmoción inicial, hoy, muchas empresas están optando por un camino intermedio: han rediseñado y reestructurado sus espacios de trabajo para que los empleados –que pueden elegir cómo, cuándo y dónde trabajar– prefieran ir a la oficina en lugar de quedarse en casa, redescubriendo el valor de tener un excelente lugar para reunirse y colaborar junto a su equipo. Tal como afirmaba Mayer, la idea detrás de este golpe de timón es que las personas colaboran mejor y son más creativas e innovadoras cuando están juntas y son capaces de confrontar visiones diferentes. Los encuentros casuales y las reuniones improvisadas son el fermento ideal para lograrlo.

Entonces, ¿es mejor teletrabajar o ir a la oficina? La respuesta no es fácil porque ambos enfoques tienen  ventajas y desventajas. Por un lado, hay trabajos que se pueden realizar sin problema en forma remota con grandes beneficios, pero no hay que perder de vista el enorme provecho que obtienen tanto los trabajadores como la empresa cuando nos conectamos con más personas.

A continuación veremos cuáles son los beneficios reales de trabajar cara a cara.

 

El secreto de los ojos

Según una investigación del Center for Brain and Cognitive Development de la University of London, el contacto visual es la base de la conexión humana tanto desde el punto de vista biológico como cultural. Los estudios de los mecanismos neurológicos y cognitivos implicados en percibir y responder a las señales sociales muestran que ver a otra persona activa partes específicas del cerebro llamadas “neuronas espejo”, las cuales reaccionan con mayor intensidad durante el contacto cara a cara y un poco menos durante el contacto por video. Las neuronas espejo nos permiten “leer” las intenciones de las otras personas, lo cual fomenta la comprensión mutua y la empatía.

Esto se explica porque la vista es uno de nuestros medios de comunicación más importantes y primitivos. El predominio de la visión por sobre los demás sentidos se verifica por el hecho de que casi el 50% del cerebro está dedicado al procesamiento visual y porque la visión requiere un gasto energético adicional.

De acuerdo con Adrian Furnham, profesor de Psicología del Universitary College of London, la mirada desempeña un papel crucial en la conversación ya que permite obtener retroalimentación del interlocutor al mismo tiempo que sirve como señal de sincronización. Las modificaciones que se producen en los ojos durante la interacción cara a cara tales como la dilatación de la pupila, la frecuencia del parpadeo, la dirección de la mirada, el agrandamiento de los ojos, etc., envían mensajes muy claros que permiten interpretar la disposición de los otros.

Pero, además, la mirada puede invitar a la interacción o eludir el contacto recíproco: sostener la mirada de otro es señal de aceptación mientras que evitarla se puede interpretar como una signo de vergüenza, timidez o, simplemente, de rechazo.

La distancia entre las personas también influye. Tan pronto como el espacio interpersonal se reduce y cae por debajo de 1,50 m (de acuerdo con los principios de la proxemia y las diferencias culturales) los patrones de contacto visual disminuyen. En los ascensores, por ejemplo, miramos hacia la puerta porque estamos demasiado cerca de los demás ocupantes y evitar la mirada nos ayuda a reducir la incomodidad de sentir invadido nuestro espacio personal.

No obstante, Furnham asegura que algunos factores tales como la manera de distribuir el equipamiento dentro del espacio también pueden influir en la posibilidad de hacer contacto visual, maximizando o minimizando las oportunidades. En la oficina, la posición de las sillas, los escritorios y el resto del mobiliario, pueden determinar un estilo  de comunicación y afectar las posibilidades de intercambio. La distancia a la cual se sientan las personas, el ángulo y orientación de los escritorios, la presencia de separadores u obstáculos entre los mismos, etc., van a determinar lo fácil o difícil que resultará establecer contacto visual con el resto de la gente.

 

Detrás del espejo

A fines de los 90, el neurobiólogo Giacomo Rizzolatti junto a un grupo de investigadores de la Universidad de Parma, Italia, descubrieron que ciertas células cerebrales del mono se disparaban de la misma manera tanto si realizaba un movimiento en particular como si veía a otro mono hacer ese mismo movimiento. El cerebro del animal no distinguía entre hacer algo y verlo. Por lo tanto, los científicos llamaron a esas células cerebrales “neuronas espejo”.

En los seres humanos, las neuronas espejo no solo simulan acciones sino que también reflejan intenciones y sentimientos, desempeñando un papel clave en la capacidad para socializar. La aptitud y disposición para comprender las intenciones, las necesidades y las emociones de otras personas constituyen un elemento fundamental de la conducta social y la construcción de relaciones. Es lo que se llama “empatía”, y resulta crucial en el lugar de trabajo.

Ser capaces de leer las señales del lenguaje corporal (especialmente las expresiones faciales) y de interpretar la emoción o la intencionalidad que subyace en ellas nos brinda la posibilidad de comprender mejor el medio social que nos rodea. La base de nuestro comportamiento social es que exista la capacidad de tener empatía e imaginar lo que el otro está pensando.

La empatía es una de las características más importantes para construir equipos cohesivos. No solo crea un ambiente amigable y reconfortante sino que también favorece el trabajo de colaboración para alcanzar un objetivo común.

El cerebro social

A diferencia de lo que ocurre en las relaciones virtuales, en las relaciones cara a cara intervienen poderosos mecanismos de comunicación no verbal, los cuales incluyen diferentes signos paralingüísticos (intensidad y tono de la voz, volumen, fluidez, etc.) y no verbales.

De acuerdo con las investigaciones clásicas el 55% de la comunicación es no verbal mientras que el 38% incluye el tono de voz y solo el 7% está en relación con las palabras y el contenido. De esto se infiere que la comunicación no verbal es un componente clave para una interacción y una colaboración exitosas que solo se da en los encuentros cara a cara.

Según un estudio llevado a cabo por Alex Pentland, los encuentros personales son importantes debido a que el comportamiento de la gente está mediado mayormente a través de procesos no lingüísticos. Mientras que muchas comunicaciones sociales son conscientes y pueden ser manipuladas con fines determinados, existen poderosas señales no lingüísticas inconscientes que son tan importantes como los contenidos propiamente dichos.

Los resultados del estudio revelan que el comportamiento de las personas está en gran medida determinado por los instintos de manada y de respuesta social; tanto, que el 40% o más de los cambios en la conducta se encuentran determinados por el comportamiento no lingüístico de la gente que nos rodea. Esto pone de manifiesto que nuestra conducta está profunda e indisolublemente conectada con la de las personas que nos rodean. Los datos de la investigación también apoyan la hipótesis de que la condición humana estaría más relacionada con la inclusión dentro de una red social que con el individuo aislado.

Durante la interacción social cara a cara, el tono de voz, la risa, la postura corporal, los gestos, etc., revelan los deseos e intereses de cada individuo así como su posición dentro del grupo. Estas señales acompañan cada tema de discusión y comunican de forma implícita el consenso general a cada miembro en cada toma de decisiones. Según afirma  Pentland, este proceso mediado socialmente a través de señales inconscientes podría resultar más inteligente que cualquiera de los miembros individuales del grupo. El poder de este “cerebro social” derivaría de la capacidad del conjunto de personas para integrar la información recopilada por sus diferentes miembros.

Al parecer, una parte importante de nuestros procesos cognitivos tendría su origen en la red social a través de procesos inconscientes tales como la mencionada señalización y la imitación. En consecuencia, nuestra inteligencia también  dependería en parte de las propiedades de la red social de la que formamos parte.

De la evidencia aportada por este estudio se desprende la enorme importancia de contar con un espacio de trabajo que promueva la socialización, la interacción y la colaboración entre las personas, porque tanto nuestro comportamiento como nuestros procesos de pensamiento se encuentran fuertemente influenciados no solo por las características individuales sino también por las relaciones sociales que establezcamos.

 

Conclusiones

A pesar de los enormes avances tecnológicos que nos permiten trabajar como, cuando y donde nos convenga, la oficina sigue y seguirá siendo el centro de la actividad social. Hoy, muchas empresas están redescubriendo el valor de contar con un espacio físico para trabajar y reunir a sus equipos.

Los seres humanos somos una especie profundamente social. La necesidad de colaboración, comunicación y socialización está en nuestra naturaleza. Cuando las personas se encuentran, se activan mecanismos neurológicos innatos destinados a facilitar los vínculos enviando señales que, muchas veces, permanecen debajo del plano de nuestra consciencia.

Durante los encuentros cara a cara, la mirada, las expresiones del rostro, el lenguaje corporal y otros signos no verbales nos permiten decodificar intenciones, emociones y consensos. La empatía nos ayuda a establecer la comunicación y la integración con el grupo social al que pertenecemos.

El espacio de trabajo debe convertirse en un instrumento para canalizar y aprovechar la inteligencia de nuestro “cerebro social”, para mejorar la incorporación de información y la toma de decisiones, y para dar rienda suelta a la creatividad y la innovación.

La metáfora de la ciudad

El fuerte crecimiento urbano ha dado lugar a nuevos enfoques para hacer frente a las presiones que actualmente sufren las grandes ciudades. La Física Urbana es una nueva disciplina que está siendo utilizada para analizar las características de las grandes urbes a partir de modelos que estudian su complejidad y que arroja luz sobre los problemas que surgen dentro del ámbito social, espacial, de infraestructura, medioambiental, etc. Este cruce interdisciplinario entre la Física y el Urbanismo también ha resultado ser útil en la planificación de los espacios de trabajo ayudando a las organizaciones a optimizar y adecuar sus recursos físicos a los diversos estilos y requerimientos de su fuerza laboral. La metáfora de la ciudad brinda un marco conceptual para crear espacios flexibles (vecindarios, barrios, comunidades) que se adaptan a la experiencia y las necesidades de los colaboradores, y que aumentan su bienestar, su compromiso y su productividad.

Actualmente, más del 50% de la población mundial vive en áreas urbanas y sigue creciendo a un ritmo acelerado. Esta cifra, que en América Latina alcanza el 80%, es más que ilustrativa para calibrar la urgencia por encontrar modelos que ayuden a comprender la dinámica de las ciudades, una mezcla compleja de infraestructura, ambiente y personas que debe satisfacer las necesidades de sus habitantes: seguridad, salud, vivienda, movilidad, agua, alimentos, energía, educación, esparcimiento, etc.
La Física Urbana es un nuevo campo de estudio que, aplicando los conocimientos y las herramientas de la Física, parte de la analogía entre las ciudades y los materiales complejos para comprender los fenómenos urbanos. El método se basa en extraer la información estadística más importante de una gran ciudad para elaborar un modelo por computadora que puede capturar con precisión su estructura interna con un mínimo de datos. Luego, estos modelos pueden ser manipulados para explorar fenómenos tales como la eficiencia energética de los edificios, las condiciones de la infraestructura, el flujo del tránsito y la detección de emergencias, por ejemplo, al mismo tiempo que ayudan a revelar problemas y oportunidades de cambio.

Lo que hace posible la elaboración de estos modelos es la enorme cantidad de información que hoy se puede recoger a través de distintos medios. La rápida proliferación de sensores que capturan todo tipo de datos junto con los avances del poder y las técnicas computacionales pueden combinarse para crear una visión sin precedentes de la estructura y la dinámica urbanas.

Los datos, que son recogidos en tiempo real, pueden mostrar cómo funcionan individualmente los sistemas urbanos y cómo interactúan, tanto entre sí como con la gente. Las redes sociales y los dispositivos móviles que registran la actividad física y los parámetros fisiológicos de los usuarios proporcionan información relevante sobre la actividad de las personas, cómo se sienten y a qué están atentas. Esta avalancha de datos pone de manifiesto no solo el funcionamiento de la ciudad sino que también refleja la calidad de vida de sus habitantes.

Los principios básicos de la Física Urbana también pueden resultar muy útiles en la planificación de los espacios de trabajo. El uso de la información proveniente de la actividad que se desarrolla en la empresa puede ayudar a optimizar las oficinas de acuerdo con cada negocio y con el estilo de trabajo de los empleados.

Para obtener estos datos, habitualmente se implementan diversos métodos tales como cuestionarios y encuestas. Pero también existen desarrollos tecnológicos que permiten construir modelos computacionales de las interacciones sociales a partir de los datos que recogen los sensores ambientales y personales. La información así obtenida se combina con otras fuentes, lo cual permite contar con un amplio panorama sobre la forma en la que se lleva a cabo el trabajo y cómo se usa el espacio en la oficina.

La minería de datos del correo electrónico, los blogs, las wikis, la comunicación electrónica en general –incluyendo el uso de las redes WiFi y la telefonía móvil– junto con los sensores ambientales (de ocupación, de temperatura, etc.), todos juntos proporcionan información de gran utilidad sobre la estructura social y el funcionamiento de las organizaciones que puede ser aprovechada.

Al combinar los datos provenientes de ambos mundos –el real y el virtual– es posible entender el flujo del trabajo y el comportamiento de las personas a una escala inimaginable, lo cual sienta las bases para comprender a la organización y generar nuevos modelos.
Pertenecer es la clave
Todo este conocimiento se puede utilizar para crear nuevas formas de organizar a la gente y mejorar la forma en la que trabajamos, diseñando espacios de trabajo que respondan tanto a las características de la fuerza laboral como a las necesidades de cada empresa.

Para desempeñarnos eficazmente, los seres humanos necesitamos un sistema social que nos contenga, una estructura que organice el entramado de relaciones y le dé marco a nuestra vida. La “comunidad” –entendida como la agrupación mediada por un vínculo espontáneo y natural– es la base de la sociedad y el pegamento social que nos une.

Es esta necesidad primaria la única que puede explicar el hecho de que más de 1.700 millones de personas sean usuarias de Facebook y unos 460 millones de LinkedIn, por ejemplo. Los medios de comunicación social y la creación de redes son un medio para que la gente haga una conexión con los demás: compartir, mostrar, celebrar, ser parte de una comunidad.

En una organización, la formación de una comunidad significa trascender el mero hecho de reunirse para ganar el sustento; también se trata de encontrar valor en el trabajo y en la relación con los colegas. El proceso puede comenzar con grupos pequeños de colaboradores comprometidos, el germen para crear comunidades fuertes.

En sintonía con este concepto más propio del entorno urbano, muchas empresas han comenzado a transformar sus espacios de trabajo convirtiendo la noción de “territorio” (sentirse dueño de un despacho, de un escritorio, de una silla) en “membresía”. En lugar de apropiarse de unos cuantos metros cuadrados y unas piezas de mobiliario, los colaboradores devienen miembros de un vecindario, de un barrio, de una comunidad.

El espacio de trabajo se transforma así en un factor crucial para dar forma a estos cambios; tanto, que algunas características propias del diseño pueden transformarse en verdaderos facilitadores (o inhibidores) de aquellos comportamientos que se quieren promover.

La creación de un ámbito con características urbanas dentro del espacio de trabajo apunta a crear este sentido de comunidad en el que prevalece la cooperación por sobre el trabajo individual y donde cada grupo puede elegir entre una serie de espacios para desarrollar los proyectos en curso y estimular la innovación.
La oficina como ciudad
Las nuevas formas de trabajo representan un cambio muy grande con respecto a los modelos precedentes. La oficina convencional (oficinas privadas, cubículos, uniformidad espacial, etc.) está siendo reemplazada por espacios más horizontales, dinámicos y conectados para fomentar la innovación y la colaboración mientras siguen apoyando el trabajo de concentración.

El crecimiento de tendencias tales como el trabajo a distancia, el trabajo en equipo y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal está instando a las empresas a desarrollar espacios más flexibles que puedan responder a unas necesidades en constante cambio.

El concepto de oficina como contenedor que aloja la infraestructura de la empresa está migrando hacia un modelo flexible y dinámico que proporciona una variedad de opciones orientadas a facilitar el encuentro y la colaboración entre las personas. El espacio y el tiempo del trabajo se redefinen, y la eficiencia da paso al compromiso dentro de una comunidad orientada a cumplir objetivos comunes.

Estas tendencias están dando lugar a una nueva forma de pensar el espacio de trabajo: la oficina como metáfora de la ciudad. De esta forma, la oficina se organiza en “vecindarios” donde, tal como ocurre en las grandes ciudades, se pueden encontrar áreas destinadas a actividades tranquilas y a experiencias grupales, patios, terrazas, cafés y destinos más sociales.

El concepto se basa en proporcionar un ambiente flexible con una gama de diferentes espacios basados en la actividad. En lugar de poseer un escritorio, los empleados se convierten en miembros de una comunidad específica, un vecindario dentro de la oficina. La idea es apoyar y fomentar la colaboración, la concentración y la conexión, ya que en algunas empresas el 80% del trabajo es de colaboración .

Estos nuevos modelos se caracterizan por el alto grado de autonomía que tienen los colaboradores junto con un layout donde los espacios están explícitamente diseñados para apoyar el trabajo distribuido. Ambientes dinámicos e interactivos que reconocen el vuelco sustancial que hoy en día está sufriendo el mundo laboral hacia las actividades de colaboración tanto formales como informales, como así también la relevancia que está ganando el componente social del trabajo.

La clave es brindar a los equipos la posibilidad de desarrollar sus tareas dentro de un ámbito que se sienta como propio, que fomente la innovación y que facilite la colaboración al mismo tiempo que satisfaga la necesidad de privacidad y el trabajo individual. El diseño del layout debe permitir que las personas se muevan de un espacio a otro según sus necesidades y que puedan interactuar de manera casual e imprevista, de la misma forma que lo hacen en los espacios públicos bien planificados de una gran ciudad.

Y al igual que ocurre en una ciudad, el territorio cambia constantemente, se adapta a las necesidades, a las costumbres y a los usos de sus habitantes. Surgen nuevos espacios y otros desaparecen. Con cada nuevo proyecto que comienza los equipos se instalan en un sector de la oficina moviendo paneles y muebles para albergar esa actividad temporal. Y aquellos que trabajan en múltiples proyectos se mueven de un área a otra durante el curso del día, hacia distintos vecindarios.

De acuerdo con un estudio de la empresa Knoll , estos entornos de trabajo se caracterizan por brindar una gran variedad de áreas compartidas: espacios individuales más pequeños y de mayor densidad, una gama más amplia de zonas para el trabajo en equipo, mayor superficie asignada para espacios colaborativos y menor énfasis en los grandes espacios de reuniones formales.

Los datos obtenidos sobre el uso del espacio revelan que, dado que hoy las reuniones tienden a ser más cortas y menos formales y numerosas, el tamaño de las salas de reuniones se reduce. Cuando existen salas más grandes, estas se vuelven más versátiles y pueden reconfigurarse.

Los participantes del estudio mencionado coincidieron en que la cafetería se está convirtiendo en el eje central del espacio de trabajo. Sirve como ámbito comunitario, de reunión, de socialización y como espacio de trabajo individual para aquellos a quienes les gusta trabajar sin perder contacto con los demás. Las características más importantes incluyen una variedad de tipos de asientos, soporte tecnológico adecuado y espacio para una variedad de actividades simultáneas.

La metáfora de la ciudad como modelo para el espacio de trabajo aporta gran flexibilidad y adecuación tanto a las necesidades de la organización como a los requerimientos de los colaboradores dentro de un mercado en constante cambio. Mientras las personas se mantengan dentro de los códigos previamente establecidos para el modelo urbano adoptado, cada uno podrá desarrollar su tarea de manera diferente con resultados completamente imprevistos.

Conclusiones
Actualmente, la única constante en el mundo del trabajo es el cambio. Esto exige la creación de nuevos paradigmas que se adapten tanto a las exigencias de los mercados como a las nuevas modalidades de trabajo centradas en la flexibilidad y las necesidades de las personas.

La metáfora urbana, basada en las particularidades de uso que presentan las ciudades, ha comenzado a formar parte del lenguaje de diseño del espacio de trabajo: permeabilidad, diversidad, experiencias superpuestas que cambian constantemente, sentido de comunidad, etc. El espacio ya no refleja las estructuras jerárquicas sino que apoya las redes dispersas, la colaboración y la innovación.

La flexibilidad que impone el trabajo móvil también permite que cada metro cuadrado de la oficina se utilice de manera intensiva ya que el espacio de trabajo se puede utilizar de forma compartida según sea necesario, maximizando la adaptabilidad y versatilidad de usos, y minimizando los costos fijos.

El modelo urbano también permite a las empresas contar con formas más creativas y eficientes de ahorrar espacio. 

El ruido en la oficina

El trabajo y el lugar de trabajo han cambiado. Las organizaciones buscan mejorar la colaboración y la flexibilidad en sus oficinas al mismo tiempo que aumenta la densidad de ocupación y se asignan menos espacios privados. Pero las características propias de estos entornos no contribuyen a preservar ni la privacidad ni la concentración. La clave para hallar el equilibrio está en comprender de qué manera los distintos elementos pueden afectar el nivel de ruido y encontrar las soluciones más adecuadas para un determinado espacio de trabajo.

Las nuevas demandas de flexibilidad, movilidad y comunicación han cambiado los modelos de organización y comunicación de las empresas. Los nuevos espacios de trabajo son abiertos y carecen de barreras físicas para mejorar la comunicación entre los colaboradores y facilitar el acceso de la luz natural; son más flexibles y cuentan con muebles y espacios fácilmente reconfigurables; están orientados a la comunicación y la interacción social, por lo cual disponen de una amplia variedad de espacios destinados a tal fin: áreas para reuniones espontáneas, salas de reuniones y espacios de intercambio social. En algunos casos se incorporan espacios cerrados destinados a las tareas que requieren mayor privacidad y concentración.

Los estilos de trabajo actuales basados en la comunicación y el trabajo en equipo, se nutren de la interacción, que puede ir desde las conversaciones casuales hasta las reuniones espontáneas no planificadas.

Las formas de comunicación, relativamente limitadas y jerárquicas que habían caracterizado a las organizaciones del pasado, se han convertido en modelos de intercambio fluidos en los que los trabajadores necesitan hablar con una gran variedad de interlocutores. Al mismo tiempo, la comunicación informal es reconocida cada vez más como una forma de crear y reforzar la cultura de la organización, una manera de generar compromiso y de compartir los conocimientos y habilidades que van más allá de los requisitos formales sobre cómo hacer el trabajo.

Dentro de este nuevo contexto, el espacio se ha transformado en un recurso de la organización para conseguir los objetivos de negocio que influye fuertemente en las formas de interacción, en el flujo del trabajo y en la productividad.

Pero si bien los empleados valoran la posibilidad de comunicarse con mayor fluidez y las organizaciones lo alientan, lo cierto es que las características propias de estos entornos no contribuyen a preservar ni la privacidad ni la concentración.

La clave para hallar el equilibrio está en comprender de qué manera los distintos elementos de la oficina pueden afectar el nivel de ruido -y, por ende, el rendimiento de los trabajadores- y encontrar las soluciones más adecuadas para un determinado espacio de trabajo.

El confort acústico

En los últimos tiempos ha habido mejoras sustanciales en casi todos los factores de confort ambiental dentro de la oficina, excepto en los que se refieren al ruido y la privacidad de las conversaciones. Una buena acústica también es un factor indispensable para asegurar el rendimiento y el bienestar en el lugar de trabajo, y resulta fundamental para dar soporte a los nuevos estilos laborales.

Pero a pesar de que una buena acústica es un factor que contribuye a la calidad ambiental tanto como la iluminación, la climatización, la ergonomía y la calidad del aire interior, es un factor que, habitualmente, no forma parte del diseño integral del lugar de trabajo contemporáneo.

Para desempeñar sus tareas adecuadamente, los empleados necesitan un espacio de trabajo que tenga en cuenta factores acústicos opuestos: por un lado, la necesidad de contar con privacidad, y por el otro, la posibilidad de comunicarse con las personas que integran su grupo de trabajo sin molestar al resto.

El confort acústico se logra cuando el lugar de trabajo proporciona un apoyo acústico apropiado tanto para la interacción fluida como para la confidencialidad y el trabajo de concentración.

La clave para solucionar este problema es tratar de comprender quién va a usar el espacio, qué grado de privacidad se necesita en diferentes momentos o lugares, cuáles serán los objetivos de acondicionamiento a alcanzar y de qué manera los distintos elementos de la oficina pueden afectar la acústica.

Hay tres áreas que deben abordarse para crear un buen confort acústico: el comportamiento de las personas, el diseño del espacio de trabajo y el tratamiento acústico. Integrando estas tres áreas se puede lograr un lugar de trabajo confortable y compatible con todos los estilos y actividades.

Cómo modificar el comportamiento

Según algunos estudios que miden la satisfacción de los empleados con su lugar de trabajo,
el ruido aparece como una de las causas más importantes de las distracciones y las interrupciones, de la disminución en la eficiencia, del aumento del estrés y de la insatisfacción laboral. También indican que la mayoría de las quejas se refieren a las condiciones acústicas de las oficinas en lo que se refiere a la privacidad de la voz: oír una conversación no deseada (cara a cara o por teléfono) o tener la sensación de que se está siendo escuchado. Debido a que en un espacio de trabajo abierto es más fácil ver a los colegas, se generan más conversaciones espontáneas, lo cual aumenta las distracciones de los que hacen trabajo silencioso.

Dado que las oficinas actuales necesitan dar soporte a dos estilos de trabajo que se excluyen mutuamente (concentrado y de colaboración), la gente debe ajustar sus comportamientos para lograr el confort acústico. El espacio puede proporcionar la base física para lograr este confort pero, sin un ajuste en el comportamiento de las personas, no será posible alcanzarlo.

He aquí algunas simples normas de conducta que ayudarán a reducir el nivel de ruido y las distracciones en la oficina:

• Hablar en un tono de voz normal o bajo.

• Limitar las conversaciones dentro del espacio de trabajo abierto; tratar de mantener las reuniones a puertas cerradas o en espacios públicos lejos de los puestos de trabajo.

• Tener en cuenta que las conversaciones que se mantienen antes y después de ingresar a una sala de reuniones pueden ser escuchadas por los trabajadores que se encuentran cerca. En lo posible, hay ubicar las entradas de estas salas lejos de los puestos de trabajo para permitir que la comunicación que se produce antes y después no moleste a terceros no involucrados.

• No interrumpir si alguien parece estar concentrado. Es preferible volver más tarde o utilizar un medio alternativo como el e-mail o el chat.

• Mantener conversaciones telefónicas breves; caso contrario, conviene trasladarse a un espacio ad hoc (phone booth, sala de reunión, etc.).

• Utilizar un equipo portátil que se puede mover fácilmente a una sala cerrada si se sabe con anticipación que va a ser necesario tener acceso a una computadora durante una llamada programada.

• Nunca usar teléfonos con altavoz en la oficina abierta.

 

Apoyar los cambios

Para lograr cambios en el comportamiento de los trabajadores orientados a mejorar el nivel de ruido en la oficina se requiere algo más que la implantación de nuevas reglas. También se deben incluir estrategias que favorezcan la movilidad y la productividad. Las estrategias para lograr el confort acústico deberían incluir lo siguiente:

Tecnología. Proporcionar tecnologías móviles que permitan a los trabajadores moverse con facilidad a una nueva ubicación; proveer auriculares de teléfono para las personas que necesitan recibir llamadas en su escritorio; proveer auriculares de cancelación de ruido para aquellos que no quieren moverse a una nueva ubicación con el fin de concentrarse.

Espacio. Proporcionar áreas silenciosas (tales como una sala de lectura) donde los trabajadores pueden concentrarse sin distracciones; permitir la elección del puesto de trabajo (algunas personas son más sensibles que otras a las distracciones); ubicar las actividades generadoras de ruido en los espacios más alejado de de las áreas que necesitan concentración.

Políticas. Permitir a los empleados que desarrollan tareas que requieren una concentración intensa que trabajen desde casa o desde otro lugar alternativo.

 

Preservar la privacidad

Cuando hablamos de privacidad de las conversaciones nos referimos al grado de inteligibilidad que tiene el contenido de esa conversación para un oyente no deseado. Los niveles más comúnmente aceptados de privacidad son los siguientes:

Confidencial. Representa un Índice de Privacidad (IP) del 95% al 100%. Las conversaciones cercanas pueden ser parcialmente escuchadas, pero definitivamente no se entienden. Los compañeros de trabajo pueden oír los sonidos apagados pero el significado de las palabras no es inteligible; no hacen que se distraigan de su trabajo.

No intrusivo (normal). Representa un valor de IP de entre el 80% y el 95%. Las conversaciones cercanas pueden ser parcialmente oídas y algunas palabras o frases sueltas pueden ser inteligibles. Los compañeros de trabajo pueden escuchar alguna parte de la conversación, pero la intensidad no es causa de distracción y por lo general pueden continuar con su trabajo.

El nivel de privacidad no intrusivo es el objetivo de diseño más común para entornos de oficina con un esquema de Open Plan, sobre todo cuando se trata de estimular la productividad del “trabajador del conocimiento”. Sin embargo, no es un objetivo de diseño adecuado en otros ambientes donde los niveles de privacidad y confidencialidad son necesarios.

Marginal (pobre). Representa un valor de IP de entre un 60% y un 80%. La mayoría de las conversaciones cercanas pueden ser oídas y es probable que sean inteligibles. Los compañeros de trabajo pueden entender más palabras y frases, y la intensidad de la conversación puede representar una distracción para ellos.

Sin privacidad. Representa un número valor de IP de 60% o menos. Todas las conversaciones pueden ser claramente oídas y son perfectamente inteligibles. Los compañeros de trabajo pueden entender todas las palabras y las oraciones, y la sonoridad de la palabra puede ser una distracción constante.

En consecuencia, se debe proyectar para el grado de inteligibilidad de la palabra que se requiera según la actividad del espacio, desde las áreas destinadas a reuniones de equipo, las salas de reuniones cerradas y las salas multimedia hasta los espacios comunes. Un buen diseño también debe tener en consideración la configuración del espacio y la elección de los materiales de revestimiento de cielorrasos, tabiques, pisos y aberturas.

 

Estrategias de diseño

Un buen diseño del layout debe incorporan elementos y tecnologías orientadas a lograr el confort acústico que mejor se adapte al flujo de trabajo de la compañía. Para ello se deben identificar las necesidades de interacción, privacidad y concentración necesarias, y aplicar los conceptos de zonificación más adecuados.

El principio básico de una buena zonificación es muy simple: hay que mantener las áreas generadoras de ruido lejos de aquellas que necesitan un ambiente más tranquilo.

• Conviene separar a las personas que necesitan interactuar regularmente de aquellos que llevan a cabo un trabajo más individual.

• Conviene ubicar el acceso a las actividades potencialmente muy ruidosas -tales como la entrada a las salas de reuniones- lejos de las áreas donde se realiza trabajo de concentración.

• Los grandes espacios tales como las áreas de entrada y recepción, y la cafetería, son habitualmente espacios ruidosos que deben ser aislados acústicamente del área de trabajo. Dependiendo de la naturaleza del uso de estas áreas públicas, la aislación puede llevarse a cabo con la construcción de una simple pared o puede requerir configuraciones más complejas para lograr suficiente aislación acústica.

• En las grandes instalaciones resulta conveniente aislar los pasillos y las vías de circulación de las áreas de trabajo adyacentes ya que el tránsito constante de personas puede generar una cantidad significativa de ruido.

• La zonificación del espacio de trabajo de acuerdo con las características de las actividades que se desarrollan ofrece numerosas ventajas desde el punto de vista del confort acústico. Siempre es más fácil utilizar estrategias de mitigación (aislación acústica o separación espacial) dentro de un área específica.

El acondicionamiento acústico

El éxito de las estrategias de acondicionamiento acústico se basa en tres técnicas básicas que se pueden aplicar en una amplia variedad de formas: absorción, bloqueo de la propagación y  enmascaramiento del sonido.

Absorción. Los espacios de trabajo abiertos requieren tratamiento acústico en la mayor parte de su superficie para absorber el ruido producido por personas y equipos.

El mobiliario, los paneles, los revestimientos y los cielorrasos, pueden servir para absorber el ruido dependiendo de su configuración y de las propiedades de los materiales que los conformen. Cuanto más absorbente sea el material se alcanzará un mayor confort acústico.

Sin embargo, hay dos superficies que resultan primordiales para la absorción: los cielorrasos acústicos de alta calidad (suelen ser el factor que más contribuye a la absorción acústica) y los pisos. Por ejemplo, las alfombras -la opción tradicional para los solados en los espacios de trabajo- presentan la ventaja de amortiguar el ruido de los pasos y ayudan a controlar la reflexión del sonido, mientras que el mármol o los pisos cerámicos tienen el efecto contrario.

En algunos casos, motivos de diseño pueden exigir la exposición de los componentes técnicos del cielorraso, lo que puede causar problemas de reverberación excesiva y de reflexión del sonido. Las “nubes acústicas” son una forma ideal para definir los espacios en las zonas abiertas y mejorar la acústica sin sacrificar la flexibilidad de diseño.

Las barreras se utilizan para evitar la propagación del sonido desde la fuente emisora. La estrategia más simple consiste en aislar la fuente de ruido dentro de un espacio cerrado, especialmente diseñado para contener el sonido (por ejemplo, las salas de reuniones). Pero también puede utilizarse un enfoque inverso: ubicar las actividades ruidosas en el espacio abierto y mantener las zonas tranquilas dentro de espacios cerrados.

También se pueden utilizar paredes y tabiques para aislar las zonas más ruidosas de las que requieren tranquilidad sin llegar a encerrarlas completamente.

Debido a que todas las particiones están expuestas a eventuales fugas debidas a defectos en la instalación eléctrica, la toma de juntas en placas de yeso, etc., se recomienda realizar una prueba de sonido para asegurarse de que el espacio acondicionado posee la estanqueidad especificada.

El concepto de enmascaramiento del sonido radica en la emisión de un ruido de fondo controlado, con un volumen y una frecuencia constantes, para ocultar los sonidos molestos. Cuando este método se utiliza correctamente, los sonidos no deseados tales como una conversación vecina, generalmente pasan desapercibidos.

La privacidad de las conversaciones depende de la diferencia entre el nivel de una conversación en comparación con el nivel del sonido de fondo. Para lograr un nivel adecuado de privacidad, el nivel de sonido de fondo debe ser mayor que el de la charla. Algunas actividades y espacios pueden requerir más enmascaramiento que otras.

En el pasado, el ruido de fondo producido por los equipos de climatización era en general suficiente para asegurar la privacidad en la comunicación oral. Sin embargo, con la llegada de equipos de climatización más silenciosos, en especial los de Volumen de Aire Variable (VAV) y los sistemas de distribución de aire bajo el piso técnico, esto ya no siempre ocurre.

Actualmente existen incontables maneras de proporcionar enmascaramiento de sonido, desde dispositivos ubicados en el cielorraso hasta aplicaciones para descargar en una PC, una notebook o un teléfono móvil. La personalización de las características acústicas de un espacio de trabajo específico es hoy posible gracias a las nuevas tecnologías.

 

Otros factores a tener en cuenta

La configuración del espacio. Es una poderosa herramienta que influye en el confort acústico de los espacios. Existe una tendencia generalizada a diseñar las oficinas de forma ortogonal sin tener en cuenta que las superficies paralelas transmiten mucho más fácilmente el sonido hacia el lado opuesto. La inclusión de elementos irregulares, curvos u oblicuos puede contribuir a la disminución del ruido.

La panelería y el mobiliario. La ubicación del mobiliario dentro del espacio tanto como los materiales que lo constituyen, podría ayudar a crear condiciones acústicas de confort en la oficina. La selección de los paneles del mobiliario también es una decisión muy importante en la creación de un espacio acústicamente confortable.

La utilización de paneles altos da al trabajador la ilusión de que está “solo” y, como resultado, tiende a subir el tono de voz. En cambio, cuando los que conversan pueden ver a otras personas dentro del mismo ámbito, normalmente controlan mejor el tono de su voz. Los patrones de trabajo interactivos se benefician con el uso de paneles bajos.

Sin embargo, en algunas ocasiones se hace necesaria la instalación de paneles más altos para dar mayor privacidad a los trabajadores que realizan tareas de concentración. En estos casos, es recomendable que la altura no supere 1,30 m ya que los paneles bajos aumentan el rendimiento acústico haciendo que los trabajadores sean conscientes de que hay otras personas en el espacio de trabajo.

La altura del techo es otro factor que afecta el comportamiento acústico de la planta. Los techos altos proporcionan un mejor rendimiento acústico que los techos bajos debido a las mayores distancias que debe recorrer el sonido.

Los accesorios en el cielorraso. El cielorraso habitualmente incorpora accesorios tales como artefactos de iluminación, rociadores, difusores de aire, sensores, actuadores, etc. Es importante recordar, entonces, que estos dispositivos pueden afectar negativamente el desempeño de un cielorraso acústico.

Las puertas. Es importante considerar las características de las puertas en las salas que deben aislarse acústicamente porque de ellas también dependerán las condiciones de confort.

Las puertas placa de abrir que poseen un núcleo sólido o aislado tienen un excelente potencial de aislamiento, teniendo presente que el perímetro debe protegerse de alguna manera para evitar fugas y ayudar a las paradas de impacto.

Las puertas de vidrio, ya sean de abrir, corredizas o pivotantes, no tienen un alto índice de aislación acústica y el perímetro no puede protegerse adecuadamente.

 

Conclusiones

En las nuevas oficinas de configuración abierta -que prácticamente no presentan barreras físicas a la propagación del sonido-, el murmullo de las conversaciones y el ruido de dispositivos tales como impresoras, fotocopiadoras, cafeteras, etc., puede propagarse sin interrupción a lo largo y a lo ancho de la planta. La creación de áreas de trabajo en equipo también aumenta los niveles de ruido como resultado de las conversaciones de intercambio que requiere este tipo de ambiente.

A medida que aumenta la densidad de ocupación de los espacios de trabajo y se asignan menos espacios privados, la productividad de la empresa puede verse comprometida si no son considerados los problemas acústicos que esto conlleva: pérdida de privacidad y aumento del nivel de ruido, situación que puede producir distracciones e interferencias.

Para los nuevos trabajadores del conocimiento resulta esencial encontrar momentos y lugares más privados y tranquilos, mientras que el trabajo en equipo se nutre de las interacciones planificadas o espontáneas sin molestar a los demás. Para las interacciones que necesitan mantener la confidencialidad, es indispensable contar con espacios que aseguren la privacidad de las conversaciones.

Las nuevas formas de trabajo demandan nuevas soluciones. Para alcanzar un buen nivel de confort acústico que permita reducir las distracciones y mantener la privacidad sin afectar los beneficios de la interacción hará falta una mejor planificación del espacio de trabajo, la aplicación al diseño de principios y técnicas acústicas básicas, y el uso de aquellas tecnologías que ayuden a transitar hacia modelos de espacios más colaborativos pero en sintonía con las necesidades actuales.